団体宿泊（団体客室）の問い合わせ受付とは
団体宿泊（団体客室）の問い合わせ受付とは、複数の客室をまとめて必要とする企業・団体の担当者（主催者）から日程、室数、部屋タイプ、利用目的などの条件を受け取り、空室状況を確認して見積書を出すまでの窓口の設計のことです。本記事では、日本のホテル公式サイトの掲載例（以下、掲載例）から、団体として扱う室数・人数の基準、フォームに置く項目、回答までの目安の書き方を整理します。
ひと目でわかるポイント
団体として扱う基準（室数・人数）を決め、それ未満は通常の予約画面へ案内する掲載例があります。
掲載例では、フォームは問い合わせであり予約の確定ではないことを明記しています。
受付時間と回答までの目安を示すと、主催者が連絡を待つ際の参考情報になります。
フォーム、見積書、対応履歴で共通して使う項目は名称をそろえます。
個人の予約画面と団体宿泊の受付の違い
一般的な即時予約型の宿泊予約画面では、表示された部屋タイプと料金を選んで予約手続きを進めます。団体宿泊の問い合わせでは、室数や部屋タイプに加え、朝食、会議室、支払方法などの確認が必要になる場合があります。掲載例では、ワシントンホテルの団体・グループ旅行の案内が「このフォームはお問い合わせであり、ご予約が確定するものではありません」と明記し、フォームからの問い合わせ、担当者との相談、見積りの提示、予約完了という四段階を示しています（2026年9月8日確認）。
団体として扱う基準を決める
掲載例では、東急ステイは15名以上、ワシントンホテルは11部屋以上を目安として掲げています。人数と室数は別の基準であるため、自館で採用する基準と、対象外の施設や日程、通常の予約画面への案内を同じページに書きます。
掲載例（2026年9月8日確認） | 団体問い合わせの目安 | ページに書かれている条件 |
|---|---|---|
東急ステイ「団体予約」 | 15名以上 | 団体予約を扱わない店舗の一覧、受付時間10:00〜17:30（土日祝を除く）、空室状況を確認するため電話での予約は受け付けない旨、土日祝の問い合わせは週明け以降の連絡になる旨 |
ワシントンホテル「団体・グループ旅行」 | 11部屋以上 | 返信までに2〜3日ほどかかる旨、急ぐ場合は電話、フォームは問い合わせで予約確定ではない旨、10名以下は各ホテルページから予約する旨 |
掲載例は施設ごとの設計であり、業界標準ではありません。人数基準と室数基準は同一単位ではなく、直接比較する表ではありません。
掲載例のフォーム項目
東急ステイのフォームには、宿泊ホテル、宿泊日、泊数、団体・グループ名、法人名・法人担当者名、担当者名、連絡先、希望する連絡方法、人数、部屋タイプ別の室数、必要設備、朝食、利用目的、交通手段、チェックイン予定時間、連絡欄があります。ワシントンホテルのフォームには、必要設備、朝食、チェックイン予定時間の欄がありません。利用目的の選択肢は、東急ステイが観光旅行、大会・コンペ・合宿（スポーツ・文化）、冠婚葬祭、研修・セミナー、会議・会合・展示会・コンベンション、ゼミ・サークル旅行、その他で、ワシントンホテルはこれに修学旅行を加えた区分です。フォーム、見積書、対応履歴で共通して使う項目は名称をそろえます。氏名や連絡先を本人からフォームで取得する場合は、原則として、送信ボタンを押す前に個人情報の利用目的を明示します（個人情報保護法第21条第2項）。
回答までの目安と電話の役割の書き分け
掲載例では受付時間、返信までの日数、土日祝の扱いをページに書き、急ぐ場合の電話番号を併記しています。自館が設けている連絡手段に応じて、受付時間、回答までの目安、急ぎの場合の連絡方法を案内します。受付確認メールを送る運用であれば、回答までの目安を記載します。電話で受けた問い合わせも同じ項目で対応履歴に登録し、受付方法の欄で区別します。
条件調整へ進む案件で確認すること
具体的な条件調整へ進む案件では、確保室数、返室期限（カットオフ）、最終利用室数が合意した最低利用室数を下回る場合の精算条件（アトリション条項）、宿泊者名簿の提出時期を、必要に応じて書面で確認します。用語と考え方は客室ブロック・アトリション・カットオフのガイド、名簿の提出はルーミングリストのガイドで扱っています。旅行会社やイベント企画会社を経由する案件では、契約当事者と、契約書に定められた手数料の名称、算定方法、負担者を確認します。
40室2泊の研修団体の問い合わせを想定する
40室2泊の社員研修について、フォームから問い合わせが届いたと想定します。入力内容は、2泊、シングル30室・ツイン10室、朝食あり、会議室の利用希望、利用目的は研修・セミナー、チェックイン予定時間は18:00です。受付確認メールで回答までの目安を2営業日後と伝え、担当者は空き状況を確認し、客室料金、朝食、会議室の会場費（室料）を分けた見積書を作成します。対応履歴には、受付方法「フォーム」、ホテルを知ったきっかけ「ウェブ検索」、次回確認日を記録します。
団体宿泊の受付を整える前の点検項目
団体として扱う室数または人数の基準を決め、ページに書いている。
団体を扱わない施設・日程と、通常の予約画面への案内がある。
フォームが予約の確定ではないことを明記している。
受付時間と回答までの目安を書き、自館の連絡手段に応じた案内をしている。
フォームの項目が見積書と対応履歴の項目名とそろっている。
返室期限、名簿の提出時期、契約に定める手数料を確認する手順がある。
よくある質問
Q. ホテルの団体宿泊は何室・何名から問い合わせフォームで受け付けますか。
施設ごとに定められています。掲載例では東急ステイが15名以上、ワシントンホテルが11部屋以上を目安とし、ワシントンホテルは10名以下の場合に各ホテルページからの予約を案内しています。
Q. 団体宿泊の問い合わせフォームには、どの項目を置きますか。
日程、人数、部屋タイプ別の室数、付帯条件、担当者の連絡先を置き、見積書と対応履歴の項目名にそろえます。
Q. 団体宿泊の問い合わせに、その場で可否を回答できない場合はどうしますか。
受付確認メールを送る運用であれば、回答までの目安を伝えます。ページにも受付時間と回答までの目安、自館が設けている連絡手段を書いておきます。
団体宿泊と宴会の問い合わせを同じ記録で受ける
ホテルの宴会・MICEセールスのための管理システムを提供するルーブックでは、Roovook Group Bookingsで客室ブロック（団体用に確保する客室枠）、朝食、会議室の要望を含む団体宿泊の問い合わせを管理し、Roovook EMSで問い合わせ内容、案件ステータス、見積履歴を一つの流れで扱えます。フォームと電話で届く団体宿泊の問い合わせを同じ項目で記録したい方は、お問い合わせフォームからご相談ください。