社葬・お別れの会の受注チェックとは
社葬・お別れの会の受注チェックとは、企業や団体、遺族が故人を偲ぶために宴会場で開く催事をホテルが受け付けるとき、契約名義、形式と会場構成、準備日程、費目の区分、献花と香典、参列者情報の扱いを自館の受付項目に置き換えて確認することです。グランドプリンスホテル広島の掲載例は、密葬後のお別れの会（企業・団体・個人の主催）と、一周忌などの法事にあたる偲ぶ会を案内しており、呼称と範囲は主催者と施設により異なります。
ひと目でわかるポイント
掲載例には、追悼式と懇談を別室で行う形式と追悼式のみの形式があり、形式ごとに会場数と転換の有無が変わります。
主催者の名称だけで契約当事者・支払義務者・請求先は決まらないため、申込名義と権限を個別に確認します。
料理数の決定時点と人数把握の時点は施設ごとに掲載が異なり、自館で別の締切を設ける場合は対象と日付を明記します。
掲載例から読み取る形式と準備日程
施設（閲覧日 2026年10月7日） | 形式・規模 | 準備日程の例 |
|---|---|---|
三つの大宴会場で300〜1,500名超、2会場の組み合わせで2,000名超。車寄せ、献花会場、会食会場、控室を同一フロアに配置。専任スタッフ、フローリストとの直接打合せ | 5〜6週間前に案内方法の検討と発送先リスト作成、4週間前に料理・レイアウト案と案内状発送、3週間前に実施要綱と役割分担表、2週間前〜10日前に会場レイアウト決定、1週間前に料理数最終決定、翌日以降に御礼挨拶回り | |
「感謝の宴」と呼称。追悼式（献花式）と懇談を別室で行う形式、追悼式のみなど。宗教や宗派にとらわれず対応。遺族・来賓の宿泊手配も案内 | 1か月〜1か月半前に運営組織発足と開催日時・場所の決定、3週間前に祭壇・レイアウト・返礼品の決定、2週間前に参列者リストと要員計画、10日前に最終見積、3日前に最終人数の把握 |
二つは施設ごとの掲載例であり、標準を示すものではありません。
契約名義・支払義務者・請求先を個別に確認します
主催者が会社か実行委員会か遺族かにかかわらず、ホテルとの契約当事者、支払義務を負う者、請求書と適格請求書の宛名は個別に確認します。実行委員会の名称だけで会社名を宛名にせず、申込名義と申込者の権限を確認し、共同主催や手配会社を介する案件では契約関係を書面で整理します（民法 第522条）。法人税基本通達9-7-19は、法人の役員または使用人の死亡に伴って法人が社葬の費用を負担する場合を対象とし、社会通念上その社葬を行うことが相当と認められるときに、負担額のうち社葬のために通常要すると認められる部分を支出した事業年度の損金に算入できるとする取扱いです（要約。国税庁 法人税基本通達 9-7-19）。どの費目を会社が負担するかは主催会社と税務担当が判断するため、ホテルは費目を分けた見積書を用意します。
形式・会場構成と香典・供花の扱い
追悼式の会場と懇談・会食の会場を分けるか同じ会場で続けるか、分ける場合の移動経路と転換の所要時間、追悼式で献花を行うかどうか、受付と記帳の位置、返礼品の置き場、遺族・役員・来賓の控室と到着時刻を確認します。高齢の参列者に備え、車寄せから会場までの経路と駐車台数を案内します。祭壇や遺影、思い出の品の展示は自館の装花担当や外部業者と分担し、持込物は品目と搬入出の時刻を記録します。香典と供花は、受領するか辞退するかの方針を主催者が決めます。受領する場合は、受付の担当者、金品の保管と引渡しの方法、供花の受入れと設置の方法を主催者と取り決めます。
費目別の見積記入例
費目 | 内容の例 | 確認事項 |
|---|---|---|
会場費 | 追悼式会場、会食会場、控室 | 設営から撤去までの契約時間 |
料飲 | 正餐、ビュッフェ、飲料 | 料理数の決定日、最低数量（掲載例ではビュッフェ30食分より） |
装花・祭壇 | 祭壇、献花、写真周り、卓上装花 | 献花の本数の見込みと追加の扱い |
印刷物 | 案内状、封筒宛名筆耕、栞 | 最低部数（掲載例では案内状550円〜・100部より。100枚未満は版代5,000円を追加、税別） |
演出・技術・記録 | 映像機材、司会者、撮影、演奏 | 外部手配の場合の契約先と請求経路 |
宿泊 | 遺族、来賓、主催者 | 客室の手配先と請求先 |
掲載例の単価（献花1本500円〜、司会者100,000円〜、いずれも税別）は施設ごとの公表値であり、自館の見積は自館の料金と適用条件で作成します。六区分は税務上の損金区分を示すものではありません。
期日と人数の扱い
ホテルニューオータニは料理数の最終決定を1週間前、グランドプリンスホテル広島は最終人数の把握を3日前と、それぞれ別の施設の例として掲載しています。自館で料理注文数の決定日と料金算定の基礎となる最終確定人数の期限を別に設ける場合は、対象と日付を明記します。自由参列などで人数を事前に確定できない案件では、参加見込人数、料理注文数、課金の基礎人数、当日の参列人数を語で区別し、最終確定人数と当日の実人数が異なる場合の計算を自館の規約で定めて見積時に説明します。案内状の印刷日と会場の確定期限は主催者と照合します。
参列者情報の扱い
案内状の発送先リスト、出欠の回答、当日の記帳、ホテルが受付や席次のために受け取る受付用データは、作成者と目的が異なるため区別します。ホテルが個人情報を取得する際は、利用目的を特定し、取得方法に応じて本人への通知・公表または直接書面取得時の事前明示を行い（法定の例外を除く）、個人データには安全管理措置を講じます（個人情報の保護に関する法律 第17条・第18条・第21条・第23条、個人情報保護委員会 ガイドライン通則編）。主催者からの提供が委託か第三者提供かも確認し、記帳用紙や名簿の催事後の返却・廃棄の方法を事前に決めます。
受注前のチェックリスト
契約名義・支払義務者・請求先の確認
形式（追悼式と会食を別室か同室か、献花の有無、追悼式のみか）と転換の有無
案内状の発送日から逆算した会場・形式の確定期限
料理注文数の決定日、最終確定人数の期限、当日の実人数との差の扱い
費目の区分、香典・供花の方針、持込物の品目と搬入出、参列者情報の返却方法
よくある質問
Q. 宗教儀礼は必要ですか。
掲載例では宗教や宗派にとらわれない形式が示されています。主催者の意向を確認し、宗教者を招く場合は控室と進行上の位置を決めます。
Q. 香典や供花はホテルが受け取りますか。
受領・辞退の方針は主催者が決めます。受領する場合の担当者、保管・引渡し方法、供花の設置方法を主催者と取り決めます。
Q. 社葬の費用はすべて会社の経費になりますか。
同通達は役員・使用人の社葬について通常要する部分の損金算入を認める取扱いで、個別の費目の判断は主催会社と税務担当が行います。
社葬・お別れの会を案件記録で管理します
ホテルの宴会・MICEセールスのための管理システムを提供するルーブックでは、問い合わせ内容、担当者、案件ステータス、見積履歴を管理するRoovook EMSと、会場の配置図を作成するRoovook Event Diagram（Sales-Engine Pro以上）を提供しています。
契約名義と費目区分を主催者と照合しながら受注する運用については、お問い合わせフォームからご相談ください。