宴会・団体宿泊のB2Bセールスをデジタル化する構成とは
宴会・団体宿泊のB2Bセールスをデジタル化する構成とは、催事や団体宿泊を計画する企業・団体の担当者（主催者）からの問い合わせの受付、会場情報の掲載、見積書の作成と共有、案件の記録を、電話のメモや個別のExcelファイルではなく同一システム上で一連の業務として管理する設計のことです。本記事では、問い合わせ導線を検討する際の五つの確認項目である受付、掲載、団体宿泊、訪問前の確認、案件管理に、ホテルの宴会・MICEセールスのための管理システムを提供するルーブックの公開製品・機能を対応づけます。これらは工程、案件種別、機能が混在する確認項目であり、相互に排他的な製品分類ではありません。
ひと目でわかるポイント
デジタル化の対象は、受付、掲載、団体宿泊、訪問前の確認、案件管理の五つの確認項目に分けて考えます。
電話や来館で受けた問い合わせも同じ記録に登録し、受付方法（フォーム、電話、メール、来館など）の欄で区別します。
3D VR、BEO、イベントダイアグラム、CRM・リードスコアリング、Sales ReportはSales-Engine Pro以上、AI通話要約とRoovis AI見積はPRO AI専用です。
電話・メール・Excelで運用する場合の四つの確認項目
次の四つは原因の実証結果ではなく、本記事で扱う確認の枠組みです。①受付先：フォーム、電話、メール、会場検索サイトからの問い合わせが別々の場所に届いている。②情報の公開：収容人数やレイアウト、料金の目安が担当者の説明に依存している。③見積：見積書が担当者ごとのファイルで作成され、改訂の履歴が残らない。④記録：対応履歴が個人のメモにある。担当交代時の確認項目は引き継ぎチェックリストで扱っています。
五つの確認項目と製品・機能の対応
確認項目 | 対応する製品・機能 | 扱う内容 | プラン |
|---|---|---|---|
受付 | Roovook Sales Engine | 各接点の同じリンクから問い合わせを一つのインボックスで受け付ける | Sales-Engine Standardから |
掲載 | Roovook Venue Network | ホテル情報を会場を探す主催者の検索結果に表示する | Sales Engineに標準搭載 |
団体宿泊 | Roovook Group Bookings | 客室ブロック（団体用に確保する客室枠）、朝食、会議室を含む団体宿泊の問い合わせを管理する | Sales Engineに標準搭載 |
訪問前の確認 | Roovook 3D VR | 宴会場・客室・動線を360°で撮影し共有する | Sales-Engine Pro以上 |
管理 | Roovook EMS | 問い合わせ内容、案件ステータス、見積履歴を管理する | Sales-Engine Standardから（一部機能はPro以上） |
受付と掲載：Sales Engine・Venue Network
Roovook Sales Engineは、自館サイトからの問い合わせを受け付けられる仕組みです。同じリンクをSNSのプロフィールや地図の施設情報、メールの署名にも載せられ、夜間や週末の問い合わせも自動で受け付けて、問い合わせの対応状況が履歴として残ります。Roovook Venue Networkは、同じホテル情報を会場を探す主催者の検索結果に表示するチャネルで、届いた問い合わせは同じインボックスに入ります。
団体宿泊と訪問前の確認：Group Bookings・3D VR
Roovook Group Bookingsは、団体宿泊の客室案件（以下、団体客室案件）の問い合わせを扱う仕組みです。公開ページでは、団体宿泊案件で確認する項目として、客室ブロック、朝食、会議室、精算条件が挙げられています。実際に必要な項目は案件ごとに異なります。問い合わせはEMSのインボックスに届き、担当者の割り当て、条件確認、見積のフォローを管理します。確定前の工程は別記事で扱っています。Roovook 3D VR（Sales-Engine Pro以上）は、宴会場、客室、付帯施設と入口からの動線を360°で撮影し、ページや見積書で共有する機能です。下見の前に空間を把握する資料として使います。
案件管理：EMSの機能とプラン
Roovook EMSは、電話、メール、オンライン、直接登録の問い合わせを一つのリストとカレンダーで管理し、問い合わせ内容、案件ステータス、見積履歴を扱う仕組みです。Roovook e-RFPでは、デジタル見積をモバイル対応のWebリンクとして共有できます。BEO（宴会指示書）、イベントダイアグラム、CRM・リードスコアリング、Sales ReportはSales-Engine Pro以上の機能で、AI通話要約とRoovis AI見積はPRO AI専用です。AI見積は自動送信ではなく、担当者が確認してから送付します。
宴会場2室と客室150室の都市ホテルの1週間を想定する
宴会場2室と客室150室の都市ホテルに、1週間で3件の問い合わせが届いたと想定します。自館サイトのフォームから80名のセミナー、電話で30名の懇親会、会場検索サイト経由で40室×2泊の研修団体です。フォームの案件はSales Engineからインボックスに入り、電話の案件は担当者が同じ項目で登録し、団体客室案件は客室数、泊数、朝食、会議室の条件を確認します。3件とも見積書は共通の見積書ひな形から作成してWebリンクで共有し、対応履歴には受付方法（フォーム、電話、メール、来館など）、ホテルを知ったきっかけである認知経路（自然検索、広告、SNS、地図サービス、会場検索サイト、紹介など）、次回確認日を分けて記録します。
導入前の点検項目
受付先、情報の公開、見積、記録のどの確認項目で対応が分かれているかを把握している。
自館サイト、SNS、地図の施設情報に同じ問い合わせリンクを載せられる。
フォームで本人から個人情報を直接取得する場合は、個人情報保護法第21条第2項に基づき、原則として送信前に個人情報の利用目的を明示している。
必要な機能がどのプランに含まれるかを確認している。
電話・来館の問い合わせを同じ記録に登録する手順を決めている。
よくある質問
Q. ホテルの宴会セールスをデジタル化すると、電話の問い合わせはどう扱いますか。
電話や来館の問い合わせも同じ記録に登録し、受付方法の欄で区別します。
Q. Roovook Sales Engineで団体宿泊の問い合わせも受け付けられますか。
受け付けられます。団体宿泊の問い合わせはGroup Bookingsで管理し、客室ブロック、朝食、会議室の要望を同じインボックスで確認します。
Q. Roovookの3D VRやBEOはどのプランで使えますか。
3D VR、BEO、イベントダイアグラム、CRM・リードスコアリング、Sales ReportはSales-Engine Pro以上の機能です。
受付から管理までを一つの流れにする
自館の受付先、掲載、見積、記録のどこから置き換えるかを整理したい方は、お問い合わせフォームからご相談ください。