団体客室の代替提案とは
団体客室の代替提案とは、希望の客室タイプや室数をそのまま確保できない引き合いに対して、不足室数を示したうえで変更条件を添えた案を提示することです。本記事は、団体客室の問い合わせ後に提示する条件、期限、代替案を点検します。
ひと目でわかるポイント
「満室です」で終えず、各泊の不足室数と、提示できる代替案の有無を確認します。
回答書には、提供内容として客室・食事・その他のサービスを、契約・手続条件として支払方法、取消し・減室条件、返室日、名簿の提出方法を分けて記載します。
見積有効期限と返室日（カットオフ日）は意味の異なる期限であり、同じ日になる場合も項目を分けて記載します。
客室稼働率は客室利用全体の指標、申込率は問い合わせ案件の進捗を確認する指標として区別します。
点検1. 各泊の不足室数を先に出します
見積書を作る前に、算定に必要な条件と未確定の条件を分けます。宿泊日と泊数、予定人数（未確定の場合は最少人数と最大人数）、希望する客室タイプと一室あたりの利用人数、食事の有無、支払方法、主催者の回答希望日を確認します。
そのうえで、泊ごとに確保できる室数と不足室数を出します。合計だけで示すと、どの日が不足しているかが伝わりません。受付項目の設計は団体宿泊の問い合わせ受付で扱います。
点検2. 回答書は提供内容と契約条件を分けます
回答書には、提供内容と契約・手続条件を分けて記載します。
客室：客室タイプ別の室数、一室あたりの利用人数、料金の単位（一室一泊または一人一泊）、税・サービス料の扱い、無料で提供する客室の有無と適用条件
食事：朝食の有無と、宿泊料金に含まれるかどうか、団体での食事会場と時間帯
その他のサービス：駐車場、荷物の預かり、会議室の要否
契約・手続条件：支払方法、取消し・減室条件、返室日、主催者が提出するルーミングリストの提出方法・期限
主催者が比較する条件を確認し、項目名と料金に含まれる範囲を明示します。
点検3. 期限は日付と扱いを分けて書きます
団体案件には性質の異なる期限が並びます。ホテルの回答予定日、見積有効期限、返室日（カットオフ日。契約で定めた未予約分を通常販売へ戻す基準日）、ルーミングリストの提出期限、取消料が発生する時点は、それぞれ意味の異なる期限です。同じ日になる場合も項目を分けて記載します。
各期限の日付と、その日を過ぎた場合の扱いを分けて記載します。返室日・予約実績（ピックアップ）・アトリションの関係は客室ブロックとはで扱っています。
点検4. 代替案は変更箇所と料金差を明記します
希望条件を満たせない場合は、提示できる代替案の有無を確認します。検討できる案として、客室タイプを変更する案、日程を変更する案、一部を別館・提携館に分ける案、宿泊と会場をまとめた条件を見直す案が挙げられます。
代替案には変更箇所、料金差、適用条件を明記します。案ごとに、確保可能室数、料金、見積有効期限、返室日をそろえて記載します。
点検5. 名簿と法定事項を混同しません
営業者は宿泊者名簿を備え、氏名・住所・連絡先等を記載します。宿泊者は営業者から請求があったときにこれらの事項を告げます（旅館業法第6条）。国内に住所を有しない外国人の国籍・旅券番号と、作成日から3年の保存期間は同法施行規則第4条の2によります。
ルーミングリストの提出期限は法定ではなく、施設の案内・契約条件で定めます。回答書では、法定の宿泊者名簿と主催者が提出するルーミングリストを分けて案内します。
100室3泊の引き合いで考えます
ある企業の研修で、100室3泊の引き合いを受けた場面を想定します。希望はシングル100室ですが、自館では初日が70室、2日目が85室、3日目が100室確保できるとします。この想定では、主催者は残る室数の手配方法も検討する必要があります。
回答に加えられるのは、客室タイプを変更する案（ツインをシングルユースで使う場合の室数と料金）と、日程を変更する案（3泊とも100室そろう日程）です。いずれの案にも、確保可能室数、料金、見積有効期限、返室日を記載します。
団体客室案件のチェックリスト
宿泊日・泊数・予定人数・客室タイプ・食事の有無・支払方法・回答希望日をそろえる
泊ごとに確保できる室数と不足室数を出す
回答書を、提供内容と契約・手続条件の二層に分けて記載する
ホテルの回答予定日、見積有効期限、返室日、名簿提出期限、取消料の発生時点を別の欄に書く
宿泊者名簿の法定事項と、ルーミングリストの提出期限を分けて案内する
代替案には変更箇所、料金差、適用条件を明記する
案件の状態を「申込済み・見送り・検討中」にそろえ、検討中には次回確認日を設ける
よくある質問
Q. 客室稼働率（OCC）と団体案件の申込率は、どう使い分けますか。
本記事では、客室稼働率を販売可能客室数に対する販売客室数の割合、申込率を同じ期間に受け付けた重複を除く問い合わせ案件のうち集計日までに申込みに至った案件の割合としています。客室稼働率は客室利用全体の指標、申込率は問い合わせ案件の進捗を確認する指標です。
Q. ルーミングリストの提出期限に法令上の定めはありますか。
ルーミングリストの提出期限は法定ではなく、施設の案内・契約条件で定めます。宿泊者名簿の備付け・記載義務は旅館業法第6条、作成日から3年間の保存は同法施行規則第4条の2第1項によります。
Q. 団体宿泊で希望の室数を確保できない場合、ホテルは何を伝えればよいですか。
泊ごとの確保可能室数と不足室数を示し、客室タイプを変更する案と日程を変更する案を、それぞれ料金とあわせて提示する方法があります。案ごとに見積有効期限と返室日を記載します。
団体案件の条件と期限を同じ場所で管理する
団体客室の回答では、客室条件と期限を同じ書式に記録します。共通項目を点検したうえで、案件固有の条件も確認します。
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