団体宿泊の部屋割り表記入例｜同室者・前泊・精算区分の書き方と依頼メール文例

団体宿泊の部屋割り表記入例とは

団体宿泊の部屋割り表記入例とは、主催者がホテルに提出する部屋割り表（ルーミングリスト）について、1人1行の完成見本と各項目の書き方を示し、依頼メールとともに主催者へ渡すものです。ルーミングリストの定義、宿泊者名簿との違い、提出期限と返室日の考え方はルーミングリストの基礎で扱っているため、本記事は記入済みの行、迷いやすい項目、依頼メールの文例に絞ります。

ひと目でわかるポイント

• 様式は「主催者が記入する項目」と「ホテルが記入する項目」に分け、上段に凡例を置きます。

• 同室者、前泊する参加者、朝食と精算区分は、行の書き方を決めておかないと食い違いが起きます。

• 本記事の様式だけでは宿泊者名簿の法定事項を満たさないため、ホテルは不足事項を確認して名簿を作成・保存します。

本記事で使う項目群

項目群は本記事の整理であり、自館の予約管理システムに登録する項目に合わせて増減します。泊数は主催者の記入対象とせず、参加者ごとに宿泊期間が異なる場合も日付と泊数を照合できるようにホテルが計算します。

記入例：同室者と前泊する講師がいる場合

参加者40名の社内研修で、全員が2026年10月14日到着・16日出発、ツインを2名で使う組が2組（両泊とも同じ組合せ）、残りの36名がシングル、さらに参加者とは別に前泊する講師1名がいる場合を想定します。

番号1に「山田太郎（ヤマダ タロウ）／ツイン／同室者：2／到着10月14日／出発10月16日／朝食：各泊翌朝あり／宿泊料・朝食は主催者、追加利用は本人」、番号2に「佐藤花子（サトウ ハナコ）／ツイン／同室者：1／到着10月14日／出発10月16日／朝食：各泊翌朝あり／宿泊料・朝食は主催者、追加利用は本人」と書き、同室の2名を別の行にして互いの番号で結びます。前泊する講師は番号41に「鈴木一郎（スズキ イチロウ）／シングル／到着10月13日／出発10月16日／朝食：各泊翌朝あり／宿泊料・朝食は主催者／備考：13日の到着は22時以降」と書きます。

この書き方では、ホテルは識別番号で変更を受け付け、同室の組を1室として割り当て、講師の前泊1泊分を他の参加者と別の日付で登録できます。延べ室数は日別の室数を合計して出し、13日は講師の1室、14日と15日はツイン2室・シングル36室・講師1室の39室で、合計79室泊という数え方になります。

法定の宿泊者名簿と区別します

旅館業の営業者は宿泊者名簿を備え、必要な事項を記載する義務があり、宿泊者は営業者から請求があったときに氏名などを告げる義務があります（旅館業法 第6条）。名簿は正確な記載を確保するための措置を講じて作成し、作成の日から3年間保存します（旅館業法施行規則 第4条の2、2026年10月2日確認）。本記事の部屋割り表だけでは住所・連絡先などの法定事項を満たさないため、ホテルは不足事項を確認し、正確な宿泊者名簿を作成・保存します。部屋割り表の提出期限は法令で定まるものではなく、自館の案内・契約条件で決めます。

部屋割り表には氏名などの個人情報が含まれます。本人から直接書面等で取得するときは原則として取得前に利用目的を明示し、主催者から受け取るなどそれ以外の取得では、あらかじめ公表している場合を除き取得後速やかに利用目的を通知または公表します（個人情報の保護に関する法律 第21条）。名簿などの個人データには安全管理措置を講じ（同法第23条）、主催者からホテルへの提供が委託か第三者提供かに応じて本人同意等の扱いを確認します（同法第27条、個人情報保護委員会 ガイドライン通則編）。主催者宛ての依頼メールに利用目的を書くだけで、参加者本人への対応が完了するとは限りません。

依頼メールの文例

件名：【○○ホテル】2026年10月14日ご宿泊・部屋割り表ご提出のお願い
株式会社○○ 総務部 ○○様
いつもお世話になっております。○○ホテル 宴会予約の○○です。
2026年10月14日からの研修に伴うご宿泊について、添付の部屋割り表のご記入をお願いいたします。識別番号・氏名とフリガナ・客室タイプ・同室者の番号・到着日・出発日・朝食・精算区分をご記入ください。部屋番号・泊数・確認日の列はホテルで記入いたします。
ご提出期限は2026年10月7日（水）です。ご記入いただく氏名などの情報は、客室の割当と宿泊者名簿の作成のために使用いたします。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
○○ホテル 宴会予約 ○○（電話・メールアドレス）

提出期限と返室日（カットオフ日）は目的の異なる期限です。同日になる場合も含め、割当・登録に必要な時間と契約条件を踏まえ、それぞれの日付を明記します。返室日の考え方はルームブロックの条件を参照してください。

様式を渡す前のチェックリスト

• 主催者が記入する項目とホテルが記入する項目を凡例で分ける

• 1人1行とし、同室者は互いの識別番号で結ぶ書き方を凡例に示す

• 朝食の範囲と精算区分の範囲を記入例で示す

• 提出期限と返室日をそれぞれ明記する

• 依頼メールに件名・利用目的・提出期限・結びを書く

よくある質問

Q. ルーミングリストの同室者はどう書きますか。
本記事の様式では1人1行とし、同室の2名を別の行に書いて互いの識別番号を同室者の欄に書きます。

Q. 部屋割り表を受け取れば宿泊者名簿は不要ですか。
不要にはなりません。本記事の様式だけでは法定事項が不足するため、ホテルは不足事項を確認して宿泊者名簿を作成・保存します。

Q. 部屋割り表の提出期限は返室日と同じ日でよいですか。
目的の異なる期限なので、同日でも別日でも、それぞれの日付を案内に明記します。割当・登録に必要な時間を見込んで決めます。

様式と提出期限を案件記録に残します

ホテルの宴会・MICEセールスのための管理システムを提供するルーブックでは、団体宿泊の問い合わせを受け付けて見積を送付するRoovook Group Bookingsと、問い合わせ内容、担当者、案件ステータス、見積履歴を管理するRoovook EMSを提供しています。日本での提供範囲と利用条件は、お問い合わせ時にご確認ください。

部屋割り表の様式と提出期限を案件ごとに残す運用については、お問い合わせフォームからご相談ください。