見積送付後の確認メール文例｜ホテル宴会セールスのフォローアップ五つの目的

見積送付後の確認メール（フォローアップ）とは

本記事でいう「フォローアップメール」とは、見積書や提案資料を送った後に、受領状況や検討予定を確認し、必要な補足情報を届ける確認メールです。本記事では、確認メールを目的別に五つに分けて示します。この五分類は説明のための整理であり、推奨回数や送信順序を示すものではありません。

ひと目でわかるポイント

• 確認メールを「受領確認・要点」「選択肢」「条件の再確認」「仮予約期限」「見送り後の御礼」の五つの目的に分けます。

• 送信時期は日数ではなく、見積有効期限・仮予約期限・主催者の検討予定日を基準にします。

• 同じ内容を繰り返さず、その時点で確認または補足が必要な情報だけを記載します。

• 営業案内を送る場合は特定電子メール法の対象になるかを確認します。

五つの目的と記載する情報

①受領確認・要点

件名：【ご確認】〇月〇日「貴社懇親会」見積書送付の件
〇〇株式会社 総務部 〇〇 〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇ホテル 宴会営業部の〇〇です。
〇月〇日にお送りした見積書は、お手元に届いておりますでしょうか。主な内容は以下のとおりです。
・日時：〇月〇日（金）18:00〜20:00　・人数：80名様　・会場：〇〇の間
・見積総額：〇〇円（消費税・サービス料を含みます）
・見積有効期限：〇月〇日　・仮予約期限：〇月〇日
ご不明点や変更のご希望がございましたら、本メールへのご返信にてお知らせください。何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇ホテル 宴会営業部 〇〇 〇〇／電話：〇〇／メール：〇〇

②選択肢と③条件の再確認

件名：【ご相談】〇月〇日「貴社懇親会」の条件案について
ご検討の参考として、現時点でご案内できる選択肢を以下のとおり整理しました。
A案：ご案内済みの仮予約期限まで、現在の条件でご検討いただく
B案：候補日を〇月〇日または〇月〇日に変更する
C案：料理内容を見直し、ご予算に合わせて構成を調整する
ご希望の案がございましたら、空き状況と金額を確認し、修正版の見積書をお送りします。

件名：【ご連絡】〇月〇日「貴社懇親会」の見積条件について
社内でご検討中とのこと、承知いたしました。人数、開始時刻、料理内容の変更は、〇月〇日までご相談を承ります。空き状況や手配状況によりご希望に沿えない場合や、料金・会場条件が変わる場合があります。
社内手続きに必要な資料（PDF形式の見積書、会場図面、宴会場利用規約、取消料・変更料の案内）がございましたら、お知らせください。

稟議向けの資料の整え方は稟議と見積書のガイドを参照してください。

④仮予約期限と⑤見送り後の御礼

件名：【ご案内】〇月〇日「貴社懇親会」の仮予約期限について
現在の会場の仮予約期限は、〇月〇日です。開催の可否または期限延長のご相談について、同日までにご返信をお願いいたします。期限までにご連絡がない場合は、事前にご案内した当館の規約に基づき、仮予約を終了いたします。
正式なお申し込みをご希望の場合は、当館の宴会場利用規約をご確認のうえ、同規約で定める手続きをお願いいたします。契約の成立時点も同規約に定めるところによります。

仮予約の扱いは仮予約と確定の管理ガイドで扱っています。⑤は、主催者から利用を見送る旨の連絡を受けた場合に送ります。返信がないまま仮予約期限を迎える場合は、事前に案内した期限・規約・個別条件に沿って、仮予約の終了または次の手続きを通知します。

件名：〇月〇日「貴社懇親会」ご検討の御礼
今回はご利用を見送られる旨、承知いたしました。このたびは当館をご検討いただき、誠にありがとうございました。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

営業案内を送る場合の確認

特定電子メール法は、営利目的の団体または営業を営む個人が、自己または他人の営業について広告・宣伝の手段として送るメールを対象とし、原則として事前の同意を求めています。受信者が書面でメールアドレスを通知した場合や取引関係がある場合などには例外があります。広告・宣伝を含まず、広告サイトへ誘導しない問い合わせへの回答や取引上の事務連絡は、同法の特定電子メールに当たらない場合があります。対象メールには、送信責任者の氏名または名称、受信拒否ができる旨と通知先、送信者の住所、苦情・問い合わせ窓口など、法令所定の事項を表示します。判断に迷う場合は自館の法務・総務担当に確認します。

80名の懇親会で考える送信の流れ

以下は推奨日数を示すものではなく、説明用の架空例です。見積書を送った翌営業日に①を送り、主催者から「来週の会議で検討する」と返信があった場合を想定します。その会議の前日までに②または③を送り、会議後に返信がなければ、仮予約期限の3営業日前を目安に④を送る、という流れです。実際の送信時期は、自館の規約、見積有効期限、仮予約期限、主催者の検討予定日に合わせます。

運用のチェックリスト

• 五つの文例を自館の様式に合わせて整える。

• 送信時期を決める基準（見積有効期限、仮予約期限、主催者の検討予定日）を対応履歴に書く。

• 同じ内容を繰り返さず、確認または補足が必要な情報だけを書く。

• 規約にない条件維持の約束を書かない。

• 送信した文面と相手の返信を対応履歴に残す。

• 営業案内を送る場合は、同意の有無と表示事項を確認する。

よくある質問

Q. 宴会の見積書を送った後、確認メールは何回まで送るのが妥当ですか。
法令や公的資料には一律の送信回数は示されていません。本記事の五分類は回数基準ではなく、主催者の検討予定日と自館の規約に応じて必要な連絡だけを行い、見送りまたは連絡停止の意思が示された場合は終了します。

Q. 社内転送を想定する場合、宴会の見積送付後の確認メールの件名には何を書けばよいですか。
開催予定日、催事名、用件の種別（ご確認、ご相談、ご案内）を件名に入れます。

Q. 主催者から返信がないまま宴会の仮予約期限を迎えた場合はどうしますか。
事前に案内した期限・規約・個別条件に沿って処理し、その旨をメールで通知します。期限を延長する場合は、延長後の期限と条件を明記します。

送った文面と反応を案件ごとに残す

送信した文面と相手の返信を案件ごとの対応履歴に記録します。ホテルの宴会・MICEセールスのための管理システムを提供するルーブックでは、Roovook EMSで問い合わせ内容、案件ステータス、見積履歴を一つの流れで管理し、Roovook e-RFPで見積書をモバイル対応のWebリンクとして共有できます。見積送付後の連絡を担当者間で揃えたい方は、お問い合わせフォームからご相談ください。