仮予約と確定とは
仮予約（Tentative）と確定（Definite）は、宴会場・イベント会場の案件進捗を管理するための社内ステータスです。仮予約の保持期間、確定への切替条件、契約の成立時点は、施設の規約や個別の合意によって異なります。書面や申込金の有無だけで法的な契約成立を判断しないことが重要です。日本の実務では「仮押さえ」と呼ぶ場合もあります。
両者の違いは、自館の運用上どの優先順位で会場を保持し、どの条件で解除できるかです。仮予約でも一定期間は会場を保持する運用があり、同じ日時の後続照会を受けるかどうかは規程によって異なります。
ひと目でわかるポイント
仮予約と確定は、自館の規約で定めた条件に基づく社内ステータスであり、法的な契約成立とは分けて確認します。
ファンクションダイアリー（宴会・催事予約台帳）は、その状態を一か所で確認する一覧です。
仮予約の期限、順位、確定条件を規約で明文化し、定期的に確認します。
状態の更新を一つの台帳に集めると、二重押さえや漏れを減らせます。
状態管理が販売機会と運営に関わる理由
宴会・MICE案件では、問い合わせ後に見積、下見、条件調整を経て確定に至ることがあり、同じ日時・会場について複数の照会が重なる場合があります。
機会の損失は、進展のない仮予約が人気の日付を占有し、より確度の高い引き合いをお断りしてしまう状態です。二重約束のリスクは反対に、同じ会場を二組のお客様に確定してしまう事故です。状態管理は「会場という在庫をいつ誰にどれだけの期間預けるか」を決める在庫管理に近い仕事だといえます。
ファンクションダイアリーとは
ファンクションダイアリー（Function Diary／宴会・催事予約台帳）は、どの日付にどの会場がどの状態で押さえられているかを一か所に記録する一覧です。管理手段には、紙の台帳、予約管理システム、共有カレンダー、表計算などがあります。
重要なのは入力の規則です。誰がいつどの項目を更新するかが決まっていないと一覧の信頼が保てません。少なくとも、催事名・顧客名、日時、会場、状態・順位、仮予約の期限、予定人数、想定売上、次の行動、最終更新日を確認できるようにします。
状態別の管理基準
状態ごとに何を点検しどう動くかを先に決めておくと、担当者が替わっても同じ基準で運用できます。
予約状態別の管理基準（設計例） | ||
状態 | 確認する内容 | 推奨する行動 |
|---|---|---|
仮予約（新規） | 仮予約の期限、検討の進み方 | 次の段階（下見・見積）の日程を合意する |
仮予約（停滞） | 期限が近い、連絡が途絶えている | 意向を確認し、保持か解除かを決める |
確定 | 申込金、契約書、確定の返信 | BEO（宴会指示書）の作成と運営への引き継ぎ |
待機 | 先行案件が解除される可能性 | 解除時に次順位へ案内する |
解除・取消 | 取消の理由、再販売の可能性 | 理由を記録し、その日付を再度売り込む |
確定後の運営準備はBEO（Banquet Event Order／宴会指示書）に、客室側の解除の考え方はルームブロックのガイドにまとめています。
保持期限と優先順位の決め方
本記事では、期限と順位の検討項目として次の三つを挙げます。催事の検討工程：小規模な会議と稟議を経る大型の企業催事では検討時間が異なるため、時間がかかる型には期限を長めに置きつつ途中の確認日を決めます。日付ごとの需要：需要が集中する時期は期限を短く、閑散期は余裕を持たせます。自館の販売方針：収益性は社内の販売判断に用いますが、すでにお客様へ案内した期限や順位を一方的に変更しないよう運用します。
順位は、先着順を含め、自館が定めてお客様に案内した規則に従います。点検項目には、意向確認のない期限延長、一覧に記録しない個人メモ、解除の更新漏れ、確定基準と異なる登録、取消理由の未記録があります。
確定をどう判断するか
確定に切り替える基準が曖昧だと、一覧の「確定」が人によって違う意味になります。社内の確定ステータスは自館の規約に定めた条件に沿って更新します。口頭やメールでも申込みと承諾が合致すれば契約が成立し得るため、合意の内容と経緯を記録します。
申込金の入金：自館の規約が契約成立または確定の条件としている場合は、入金を確認して状態を更新します。
契約書・宴会申込書：自館所定の書面の提出とホテル側の承諾を確認します。
予約確定の連絡・注文書：メールや注文書を確定条件とする場合は、内容と受領日時を記録します。
民法第522条は、法令に特別の定めがある場合を除き、契約の成立に書面などの方式を必要としないと定めています。BEOの有無だけで未確定と判断せず、申込経緯と自館の規約を確認します。BEOは、確定した催事内容を関係部署へ共有する文書として位置づけます。
架空の事例：同じ日に仮予約が二件
予約順位の運用を考えるため、架空のケースを設定します。11月第3土曜の夜、大宴会場に二件の仮予約が入っているとします。A件は3週間前の同窓会で、その後は連絡が途絶えています。B件は昨日届いた企業の表彰式で、料飲と客室も検討中、下見の日程を決めたいという状況です。
自館の仮予約規程とA件への初回案内を確認し、定めた期限に沿って意向を確認します。期限までに確定条件を満たさない場合の扱いも規程に基づいてご案内します。B件には先行案件があることと、順位運用に基づく待機または代替案を伝えます。状態とご案内した内容を記録しておけば、後から認識の違いが生じても根拠が残ります。
今週から始める整備チェックリスト
すべての仮予約・確定を一つの一覧に集める。
状態の定義（仮予約・確定・待機・解除）をチームで合意する。
確定条件を規約に沿って明文化し、BEOの作成は確定後の手順として分ける。
催事タイプ・時期ごとの仮予約期間を決め、すべての仮予約に期限を入力する。
期限が近い仮予約を定期的にまとめて確認する。
取消・解除の理由を残す欄をつくる。
よくある質問
Q. 仮予約は何日まで保持するのが適切ですか。
共通の規則はなく、施設の規約によって異なります。催事タイプと日付の需要に応じて差をつけ、期限を決めたうえで進み具合を確認する運用が現実的です。
Q. 仮予約とオプションは同じ意味ですか。
施設によっては、契約前の暫定的な会場確保を「仮押さえ」または「オプション」と呼ぶ場合があります。用語だけで判断せず、仮予約期間と確定条件を併記します。
Q. 同じ会場に複数の仮予約を受けてもよいですか。
施設の規程と先行案件への案内内容によります。複数案件を扱う場合は、順位、仮予約期間、連絡方法を明示します。
Q. 確定予約に切り替える判断基準は何ですか。
自館の規約に定めた条件に沿って更新します。申込金、契約書、宴会申込書、予約確定の連絡、注文書のどれを条件とするかは施設によって異なり、法的な契約成立は申込みと承諾の内容から別に確認します。
予約状況を、個人の手帳からチームの台帳へ
担当者が替わっても同じ状態を確認できるよう、状態の定義、仮予約期間、確定条件をそろえて一つの台帳で管理します。ホテルの宴会・MICEセールスのための管理システムを提供するルーブックでは、Roovook EMSが複数経路の問い合わせと予約状況、見積・催事情報をつなげて管理します。手書きの台帳で抜けやすい部分を埋めたい方は、お問い合わせフォームからご相談ください。