過去に利用した主催者への案内計画とは
過去に利用した主催者への案内計画とは、前年の利用・問い合わせ記録から、翌年の催事に向けた案内先と案内時期を整理する準備のことです。本記事では、主催者単位で記録を並べる手順、今年の予定の確認方法、案内メールを送る前に確認する法令上の要件を整理します。
ひと目でわかるポイント
案内先は主催者単位で整理します。利用実績と問い合わせ履歴の有無で三つに分け、個別案件の結果は別に記録します。
案内時期は、前年の問い合わせ月を参考にしつつ、今年の会場検討・社内承認の予定を主催者に確認して決めます。
広告・宣伝を目的とするメールは、特定電子メール法の送信できる相手の要件と表示事項を確認します。
取得時に特定した利用目的を超える利用にあたる場合は、法令上の例外を除き本人の事前同意を得ます。
前年の記録を主催者単位で並べます
前年の利用・問い合わせ案件を、催事の種類と規模で並べます。申込みに至らなかった案件には下見の有無も記録します。
記録しておく項目は、催事の名称、開催時期、予定人数（未確定の場合は最少人数と最大人数）、会場、決定に関わった担当者、申込みに至らなかった場合はその時点で確認できた事情です。案件の記録の残し方は見込み案件管理の五段階で扱っています。
案内先を主催者の履歴で三つに整理します
案内先の主催者を、①過去に利用実績がある、②利用実績はないが問い合わせ履歴がある、③利用実績も問い合わせ履歴もない、の三つに整理します。各主催者の個別案件については、検討中・申込み・見送りを別に記録します。
既存の案内候補は前年の利用・問い合わせ記録から抽出し、新しい案内候補は別に追加します。いずれも連絡先と送信根拠を確認します。案内先ごとに、前年の実施条件、未解決の条件、会場の基本情報のうち何を伝えるか確認します。
今年の予定を確認して案内日を決めます
前年の問い合わせ日を参考資料とし、今年の会場決定予定日と、その前の比較・見積取得・承認の予定から案内日を決めます。案内を開催日から一律に決めると、すでに他館で決まった後になる場合があります。
社内承認が必要な案件では、主催者側でも稟議の期間が必要になります。会場の候補を絞る時期、見積を取り寄せる時期、社内で決裁する時期を主催者に確認します。年間の記録の並べ方はホテル宴会の年間営業カレンダーで扱っています。
過去に利用した主催者へ伝える内容
過去に利用実績がある主催者には、前年の実施内容を踏まえた情報を添えます。前年の有料人数（料理等の用意と料金算定の基礎とした確定人数）と会場費（室料）の条件を確認し、今年の変更点があればその内容を伝えます。
問い合わせ履歴だけがある主催者には、前年に検討が止まった箇所（日程・人数・料金・設備のいずれか）に対応する情報を添えます。会場別のページに収容人数と面積、料金の目安、問い合わせ方法をまとめ、案内からそこへ誘導します。会場情報の整え方は来館前に提供する宴会場の会場情報にまとめています。
案内メールを送る前に確認する要件
広告・宣伝を目的とするメールを送る場合、特定電子メール法は送信できる相手を定めています。①送信者または送信委託者に送信を求める旨か同意する旨を通知した相手、②送信者または送信委託者に、省令で定める方法で自己のメールアドレスを通知した相手（原則は名刺などの書面で、限定的な例外があります）、③広告対象の営業について取引関係にある相手、④メールアドレスを公表している団体・営業を営む個人で拒否表示がない相手、のいずれかに該当するか確認します。過去の利用実績だけで取引関係にあたるとは限らず、継続的な取引や今後の取引予定から判断します。
同意を根拠に送信する場合はその記録を保存し、受信拒否の通知を受けた相手への広告配信は停止します。あわせて第4条・施行規則の表示事項（送信責任者の氏名または名称、配信停止ができる旨と受付用のメールアドレスまたはURL、住所、苦情・問い合わせ先）を記載します。個人情報の利用目的をできる限り特定し、その達成に必要な範囲を超えて広告配信に利用する場合は、法令上の例外を除き、本人の事前同意を得ます（個人情報保護法17条1項・18条1項）。詳細は宴会・MICEのメール配信ガイドにまとめています。
12月の催事に向けて前年の問い合わせ月を確認する想定
ある宴会場で、前年12月に実施した催事10件について、問い合わせが入った月を記録から拾ったところ、9月が4件、10月が5件、11月が1件だったと仮定します。この記録を参考に、9月より前の案内を試案とし、今年の会場検討時期を主催者に確認します。
実施した10件とは別に、申込みに至らなかった案件が2件あったと仮定します。実施済み10件のうち次回開催予定が分かっている3件と、この2件について個別案内を検討します。残る7件も、今年の予定と案内メールの送信根拠を確認してから案内方法を決めます。
案内計画のチェックリスト
前年の利用・問い合わせ案件を、催事の種類と規模で並べる
申込みに至らなかった案件には、下見の有無と確認できた事情を記録する
主催者を、利用実績あり・問い合わせ履歴のみ・いずれもなしの三つに整理する
各主催者の個別案件について、検討中・申込み・見送りを別に記録する
今年の会場決定予定日と、比較・見積取得・社内承認の予定を主催者に確認する
広告・宣伝を含むメールは、送信できる相手の要件と表示事項、同意の記録を確認する
案内を送った日付と反応を、チーム共通の案件一覧に記録する
よくある質問
Q. 繁忙期の案内は開催の何か月前に送ればよいですか。
共通の目安が定まっているわけではありません。前年の問い合わせ時期を参考に、今年の候補比較・見積取得・社内承認の予定を主催者に確認し、案内日を決めます。
Q. 前年に問い合わせがあった相手へ、新しいプランの案内を送ってもよいですか。
広告・宣伝を目的とする内容を含む場合は、特定電子メール法の送信できる相手の要件にあたるかを確認します。問い合わせへの回答や取引上の事務連絡で、広告・宣伝の内容も広告サイトへの誘導もないものは、対象となる広告宣伝メールに当たらない場合があります。
Q. 宴会場の営業案内先は、どの記録から抽出しますか。
宴会予約管理表と問い合わせ対応履歴を使います。申込みに至った案件だけでは、検討が途中で止まった相手が抜けます。
前年の記録を案内先の一覧に変える
問い合わせ月、検討が止まった条件、担当者情報が記録されているか確認します。
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