団体案件のデータ受渡しとは
団体案件のデータ受渡しとは、問い合わせから申込みまでの間に宴会・団体側で管理していた内容を、契約成立の確認後に宿泊管理システム（PMS）や関係部署が使う形へ移す作業のことです。本記事では、受渡しを開始する時点、受渡し設計が必要なデータ領域、項目ごとの正本の決め方を整理します。
ひと目でわかるポイント
受渡しの時点は法令で定まっていません。契約成立を確認した時点を社内基準として業務手順に定めます。
データ領域ごとに正本（その項目の真正な記録）を一つ決めます。同じ項目が二か所にあると変更が片方にだけ反映されます。
主催者から受け取るルーミングリストと、営業者が備える法定の宿泊者名簿は別の書類です。
「確定」は契約成立、最終確定人数、確定請求額のどれを指すかを節ごとに書き分けます。
受渡しを開始する時点を社内基準で定めます
民法522条1項は、契約は申込みに対して相手方が承諾をしたときに成立すると定め、同条2項は、法令に特別の定めがある場合を除き、契約の成立に書面の作成その他の方式を要しないと定めます。条文はPMSへの転記の起点を定めるものではありません。
本稿では、申込み・承諾、自館約款及び個別合意から契約成立を確認した時点を、PMS等への受渡しを開始する社内基準の例とします。在庫確保のために仮押さえ登録の時点を別に定める構成もあります。仮予約の扱いは宴会場の仮予約と確定で整理しています。
受渡し設計が必要な四つのデータ領域
領域ごとに、正本、受渡し先、変更時の連絡責任者を決めます。決めていないと、変更が片方にだけ反映され、当日の人数や請求額が合わない場合があります。
データ領域 | 正本 | 受渡し先と変更連絡 |
|---|---|---|
客室ブロック | PMSの客室割り当て | 契約上の確保室数と照合。減室の連絡責任者を定める |
主催者提出資料 | 受領したルーミングリスト | 宿泊部門へ。提出期限は契約条件で定める |
料金・請求条件 | 見積書の最新版（改訂日または版番号） | 経理へ。請求先・支払方法を含める |
催事実施指示 | 承認済みのBEO（当日運営の参照版） | 各部署へ。契約条件・料金の正本ではない |
法定の宿泊者名簿は別に扱います
営業者は宿泊者名簿を備え、宿泊者の氏名、住所、職業その他の事項を記載します。宿泊者は、営業者から請求があればこれらを告げます（旅館業法6条）。日本国内に住所を有しない外国人宿泊者については、国籍及び旅券番号を記載し、旅券の写しを保存します（施行規則4条の2第3項1号）。名簿は正確な記載を確保する措置を講じて作成し、作成の日から3年間保存します（同条1項）。
主催者から受け取るルーミングリスト（部屋割り表）は、この法定名簿とは別の資料です。提出期限は法令ではなく、施設の案内や契約条件として定めます。提出項目と期限の決め方はルーミングリストとはで扱っています。
期限を案件ごとに並べて確認します
契約で定めた未予約分を通常の販売に戻す返室日（カットオフ日。cut-off date）、最終確定人数（規約上の有料人数）の通知期限、ルーミングリストの提出期限を、案件ごとに並べて確認します。返室日の対象は未予約分であり、確定している分の取扱いは契約の条項で個別に確認します。
最終利用室数が合意した最低利用室数を下回る場合の精算条件も、契約の条項で確認します。期限の管理は客室ブロックとカットオフの管理にまとめています。
変更連絡の担当と反映の記録を決めます
受渡しの後も室数や人数の変更が発生します。変更連絡を受けた場合の正本更新者、PMS反映者、照合者をあらかじめ定めます。
記録には、変更の対象日、対象の客室タイプ、変更承認者、PMS・関係部署への反映時刻を残します。個人情報を含む書類の受け渡し方法と保存期間は自館の規程で確認します。
40室2泊と宴会を含む案件で考えます
ある企業の研修で、客室40室2泊（延べ80室）と最終日の懇親会を受注した状態を想定します。40室の内訳はシングル32室、ツイン8室です。返室日の直前に主催者からシングル4室の減室連絡が入り、最終36室（延べ72室）となりました。
この想定では、対象日、減室の客室タイプ、変更承認者、PMSと関係部署への反映時刻を記録し、契約上の確保室数と照合します。
受渡しのチェックリスト
受渡しを開始する時点を、契約成立を確認した時点として業務手順に書く
四つのデータ領域ごとに正本・受渡し先・変更時の連絡責任者を決める
見積書の改訂を改訂日または版番号で管理する
ルーミングリストと法定の宿泊者名簿を別の書類として扱う
返室日、最終確定人数の通知期限、リスト提出期限を案件ごとに並べる
最低利用室数を下回る場合の精算条件を契約の条項で確認する
変更の対象日・客室タイプ・変更承認者・反映時刻を記録する
個人情報を含む書類の受け渡し方法と保存期間を規程で確認する
よくある質問
Q. 団体案件の情報をPMSへ渡すのはどの時点ですか。
法令で定まった時点はありません。本稿では、申込み・承諾、自館約款及び個別合意から契約成立を確認した時点を社内基準の例としています。在庫確保のために仮押さえ登録の時点を別に定める構成もあります。
Q. ルーミングリストと宿泊者名簿は同じものですか。
別の書類です。宿泊者名簿は営業者が備え、氏名・住所・職業その他の事項を記載し（旅館業法6条）、正確な記載を確保する措置を講じて作成のうえ3年間保存します（施行規則4条の2第1項）。ルーミングリストは主催者から受け取る部屋割りの資料で、提出期限は施設の案内や契約条件として定めます。
Q. BEOは契約条件や料金の根拠になりますか。
BEOは当日運営の承認済み参照版であり、契約条件・料金の正本ではありません。料金と請求条件の正本は見積書の最新版とし、合意内容は契約書・宴会申込書で確認します。
Q. 二重入力をなくすには何から始めますか。
入力をまとめる前に、二か所に入っている項目を洗い出し、領域ごとに正本を決めます。そのうえで自動で受け渡せる項目と手入力になる項目を分けます。システムの役割の違いはホテルの主要システムの役割地図で扱っています。
確定前の記録を一つにまとめる
本記事では、受渡しを開始する時点、四つのデータ領域、正本の決め方を扱いました。受渡しの前段にある確定前の記録が分散していると、渡す内容そのものが定まりません。
ホテルの宴会・MICEセールスのための管理システムを提供するルーブックでは、団体客室案件の問い合わせから見積までを扱うRoovook Group Bookingsと、各部署への実施指示を作成するRoovook BEO・宴会指示書（Sales-Engine Pro以上）を提供しています。
同じ室数を二つの表に入れ直し、どちらが最新か毎回確認している——その転記の整理から進めたい場合は、お問い合わせフォームからご相談ください。