ホテルのPMSとは
ホテルのPMS（プロパティ・マネジメント・システム／宿泊管理システム）とは、館内の宿泊予約、客室の状況、チェックイン・チェックアウト、フロント会計等、顧客情報などを管理するシステムのことです。本記事では、PMSとあわせて使われるサイトコントローラー・CRS・RMS・POS・宴会と婚礼の管理システムが担う業務を、製品の分類ではなく業務の地図として整理します。
ひと目でわかるポイント
六つの呼称は「どの業務を担うか」で分けた業務の地図です。製品によって機能範囲が重なり、相互に排他的な製品分類ではありません。
客室の在庫と料金を外部の販売チャネルへ出す役割は、日本ではサイトコントローラーと呼ばれます。
宴会・団体の問い合わせは、確定前の段階ではPMSに情報が入らない構成もあります。
導入前に、自館のどの記録がどこに保存されているかを業務ごとに棚卸しします。
六つの呼称が担う業務の地図
それぞれが主に担う業務は次のように整理できます。呼称は提供事業者によって異なるため、自館で検討する際は製品ごとの機能一覧を確認します。
一般的な呼称 | 主な担当業務 | 製品間で重複し得る機能 |
|---|---|---|
PMS（宿泊管理システム） | 館内の宿泊予約、客室の状況、フロント会計等 | 宴会の予約、顧客情報の管理 |
サイトコントローラー | 複数の予約サイトの在庫・料金・予約の一括管理 | 予約の取り込み、料金の反映 |
CRS（中央予約システム） | チェーン又は複数施設の予約を中央で受け付け・管理 | 直販予約、会員・法人料金、外部流通との接続 |
RMS | 需要の見通しにもとづく料金・販売制限の提案又は制御 | 料金の反映、稼働の見通し |
POS | レストラン・売店などの販売時点の会計 | 部門別売上、館内への付け替え |
宴会・婚礼管理システム | 会場予約、宴会台帳、見積、案件の管理 | 仮予約期限、BEO、婚礼管理、PMS連携 |
本稿では、会場予約・見積・宴会台帳等を扱う製品群を便宜上「宴会・婚礼管理システム」と呼びます。仮予約期限、BEO、婚礼管理、PMS連携の有無は製品ごとに確認します。
客室の在庫と料金はどこで動くか
客室を外部の予約サイトで販売する場合、在庫と料金の反映はサイトコントローラー（海外製品ではchannel managerとも呼ばれます）が担う構成が案内されています。サイトコントローラー経由で入った予約をPMSへ取り込む連携も提供されています。
料金そのものをどう決めるかはRMSの領域で、決めた料金をどこに出すかはサイトコントローラーやCRSの領域です。役割が分かれているため、料金が反映されない場合はどの段階で止まっているかを順に確認します。
宴会・団体の問い合わせはどこに残るか
宴会と団体宿泊の案件は、問い合わせから申込みまでの間に、会場の押さえ、人数の調整、見積の改訂が発生します。この段階の情報はPMSの客室予約の枠組みに収まらないことがあります。自館では、確定前の案件情報がどこに保存されているかを棚卸しします。確定前の工程の扱いは団体客室の受注、確定前の工程で扱っています。
宴会・婚礼管理システムは、会場の空き状況、仮予約の回答期限、案件、見積を扱う範囲です。客室を含む団体案件では、契約成立後にPMSへ情報を渡す手順を決めます。
製品の機能範囲は重なります
一つの製品がPMSとサイトコントローラーの機能を備えている例や、PMSに宴会の予約機能が含まれている例があります。呼称だけで比較せず、自館で必要な業務が機能一覧に含まれるかを確認します。
連携の有無も確認します。別の製品を組み合わせる場合は、どのデータが自動で受け渡され、どの項目が手入力になるかを事前に洗い出します。
婚礼を扱う場合は項目を確認します
日本のホテル向け製品には、婚礼と一般宴会の情報を分けて管理できることを機能として案内しているものがあります。婚礼を扱う場合は、候補製品が婚礼向けの打合せ・見積・進行項目を持つかを確認します。
あわせて、案件の種類の区分と、それぞれに必要な記録項目を先に整理します。
200室規模で構成を確認する場合で考えます
客室200室と宴会場5会場を持つホテルで、システム構成を確認する状態を想定します。客室はPMSとサイトコントローラーが連携済みで、レストランはPOSを使っています。一方で宴会の問い合わせと会場の押さえの保存先は棚卸しが済んでいませんでした。この想定では、客室側の連携ではなく確定前の記録の所在が確認の対象になります。
導入前のチェックリスト
業務ごとに、現行データの所在を現状のまま書き出す
客室の在庫と料金がどの順で外部チャネルへ出るかを確認する
宴会・団体の確定前の情報がどこにあるかを棚卸しする
候補製品の機能一覧で、呼称ではなく担える業務を確認する
製品間で自動連携される項目と手入力になる項目を洗い出す
婚礼を扱う場合、婚礼向けの打合せ・見積・進行項目があるかを確認する
項目ごとの正本をどこに置くかを決める
既存の記録を移行する範囲と移行しない範囲を決める
よくある質問
Q. PMSとサイトコントローラーの違いは何ですか。
PMSは館内の宿泊予約、客室の状況、フロント会計等、顧客情報などを管理するシステムです。サイトコントローラーは複数の予約サイトの在庫・料金・予約情報を一括して管理するシステムで、取り込んだ予約をPMSへ反映する連携が提供されています。
Q. 宴会の予約はPMSで管理できますか。
製品によって異なります。宴会の予約機能を含むPMSもありますが、会場の押さえ、仮予約の回答期限、見積の改訂までを扱う範囲は宴会・婚礼管理システムに含まれることが多い領域です。自館で必要な業務を機能一覧で確認します。
Q. CRSとサイトコントローラーはどちらも予約を集めるシステムですか。
CRSはチェーン又は複数施設の予約を中央で受け付け・管理する仕組み、サイトコントローラーは外部の予約サイトに在庫と料金を出して予約を取り込む仕組みとして案内されています。直販や外部流通との接続範囲は製品構成により異なります。
宴会・団体の記録を一つにまとめる
本記事では六つの呼称が担う業務の地図と、導入前に確認する項目を扱いました。客室側の構成が整っていても、宴会・団体の確定前の記録は別に確認が必要な部分です。
ホテルの宴会・MICEセールスのための管理システムを提供するルーブックでは、問い合わせ内容、案件ステータス、見積履歴を一つの流れで管理できるRoovook EMSと、団体客室案件を扱うRoovook Group Bookingsを提供しています。契約成立後にPMSへ渡す項目の整理は契約成立後の団体案件データ受渡しで扱っています。
客室はシステムに入っているのに、宴会の押さえだけ別のファイルに残っている——その範囲から整理したい場合は、お問い合わせフォームからご相談ください。