初回問い合わせ前に公開するFAQとは
初回問い合わせ前に公開するFAQとは、大型催事の主催者が会場を絞り込む段階で確認したい取引条件を、自館のページにあらかじめ質問と回答の形で掲載しておくものです。写真や図面、収容人数といった仕様情報とは別に、契約や期限に関わる条件を扱います。本記事では、公開する四つの項目と、断定しない書き方、更新の記録方法を整理します。
ひと目でわかるポイント
仕様情報と取引・運用条件は目的が違うため、会場側はページを分けて整理します。
公開する回答には、条件が変わる範囲と確認先を、自館の公開方針として添えます。
公開した内容は改定日を記録し、規約や料金の改定に合わせて見直します。
仕様情報と取引・運用条件を分けます
区分 | 掲載する内容 | 更新のきっかけ |
|---|---|---|
仕様情報 | 写真、図面、面積、レイアウト別の着席人数、備え付け設備と貸出備品 | 改装、什器の入替え、撮影 |
取引・運用条件 | 仮予約を保持する期限、見積書の有効期限、持込の扱い、搬入出の時間と追加料金 | 規約の改定、料金改定、運用の変更 |
仕様情報の整え方は来館前に提供する宴会場の会場情報で扱っています。本記事は、同じページに混ぜずに取引・運用条件だけを扱うFAQの作り方を示します。
本記事で扱う四つの公開項目
大型催事の問い合わせで繰り返し届く確認事項のうち、公開に向く例として、①仮予約はいつまで保持できるか、②見積書の有効期限と改訂はどう扱うか、③飲食物や備品の持込はできるか、④搬入出はいつからできて追加料金はかかるか、の四つを扱います。四つは本記事で扱う例であり、業界標準ではありません。
会場側は、自館の問い合わせ履歴を参考にして公開する項目を入れ替えます。根拠を見ないまま項目を増やすと、更新の手間だけが残ります。
断定しない書き方と確認先の示し方
公開する回答は、条件が変わる範囲を先に書き、個別の判断は確認先に送ります。たとえば仮予約については、保持できる期間を一律に書くのではなく、期間を案件ごとに設定していること、期限までに回答がない場合の扱い、確認の連絡先を示します。
「仮予約」という名称だけで契約の成否は決まりません。契約は申込みに対して相手方が承諾をしたときに成立し、法令に特別の定めがある場合を除き書面の作成その他の方式を必要としないと定められているため（民法第522条）、当事者の合意内容、自館の規約、予約確認の事実関係から判断します。公開する文章では、その確認を行う旨を書きます。仮予約の管理は宴会場の仮予約と確定とは？で扱っています。
四種類の期限を混ぜずに書きます
回答のなかで期限に触れるときは、ホテルの回答予定日、見積書の有効期限、仮予約を保持する期限、主催者の検討予定日という四種類を分けて書きます。一語でまとめると、主催者と会場側が別の日付を指したまま話が進みます。
大型催事は主催者の検討期間が長く、見積書の有効期限が検討中に到来する場合があります。公開する回答には、有効期限が過ぎたときに再発行するのか、提示した条件を据え置くのかを書いておきます。
持込については、対象となる品目、料金の単位、衛生上の条件を分けて示します。持込料の設定単位は宴会場の持込料とは？を参照します。
学会の運営事務局からの問い合わせを想定した書き分け
学術大会の運営事務局から、3日間・3室の利用について問い合わせが届く場面を想定します。この場合に先に公開しておく項目は、仮予約を保持する期限、見積書の有効期限、搬入出の時間帯の三つとします。
いずれも案件ごとに条件が変わるため、公開文では「案件ごとに設定します」と書いたうえで、確認に必要な情報（会期、室数、搬入物の内容）を並べます。主催者の構成については学会（学術大会）の初回問い合わせで確認する契約当事者と運営体制で扱います。
公開前のチェックリスト
自館の問い合わせ履歴を参考に、繰り返し届いた確認事項から選ぶ
仕様情報のページと分け、取引・運用条件だけを載せる
一律の日数を書かず、案件ごとに設定する旨と確認先を添える
四種類の期限を別々の語で書き、同じ語にまとめない
規約と料金は宴会予約、搬入と設備は施設管理、税区分は経理が確認する
改定日を記載し、規約や料金の改定時に見直す
よくある質問
Q. 公開するFAQに料金を載せてもよいですか。
載せる場合は、料金に含まれる範囲、税とサービス料の表示、改定日を併記します。条件によって変わる項目は、変わる範囲と確認先を示します。
Q. 仮予約の保持期間を公開ページに書いてよいですか。
期間を案件ごとに設定している場合は、一律の日数を書かず、設定の方法と確認先を示します。期限までに回答がない場合の扱いも併せて記載します。
Q. 公開したFAQはどのくらいの頻度で見直しますか。
頻度の決まりはありません。規約の改定、料金改定、運用の変更を見直しのきっかけとして決めておきます。
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同じ確認事項への回答を担当者ごとに書いていて、内容がそろわない——公開するFAQの整理については、お問い合わせフォームからご相談ください。