要件別のRFP回答書記入例とは
要件別のRFP回答書記入例とは、主催者や運営会社から届いたRFP（提案依頼書）の要件一つひとつに対し、ホテルが元の要件どおりに対応できるか、どんな条件が残るか、どんな代替提案をするかを書き込んだ表の例です。RFPの意味や受領から提案書提出までの流れはRFP対応の5ステップで扱ったため、本記事は要件ごとの回答の書き分けに限定します。
ひと目でわかるポイント
回答書は「要件」「原要件への対応」「条件・代替提案」の三つの欄で作ります。
原要件への対応は「可」「条件確認後に可」「不可」で書き、代替提案は対応の欄と分けて書きます。
回答の有効期限、見積の有効期限、仮予約の有無と期限は、同じ日付でも別々に記載します。
回答書の三つの欄
要件欄には、RFPに書かれた要件を番号付きでそのまま転記し、主催者が要件と回答を番号で照合できるようにします。原要件への対応欄には後述の三つのいずれかを書きます。条件・代替提案の欄には、残る確認事項とその期限、別途費用の有無、要件を変える提案を書きます。RFPに独自の回答様式が指定されている場合は、その様式に従います。回答書の冒頭には、回答日、回答者、空き状況や料金の基準日を書きます。
原要件への対応と代替提案
「可」は要件どおりに提供できるもの、「条件確認後に可」は要件どおりに提供できるが、図面の承認や搬入条件など双方の確認が残るもの、「不可」は要件どおりには提供できないものです。空き状況の確認が終わっていない場合は「確認中」と書き、可として扱いません。代替提案は、主催者が要件の変更を検討する必要がある提案で、「不可」の行にも添えることができます。「不可」の行を空欄にせず理由を書くと、確認漏れと区別できます。
想定するRFP：120名・1泊2日の社内研修会議
運営会社から、120名・1泊2日の社内研修会議のRFPが届いた場面を想定します。主な要件は、全体会場（スクール形式120名、2日間）、1日目13時から17時に4室同時に使う分科会場（各30名）、1日目の夕食会（着席120名）、客室120室（客室タイプはシングルルーム）、全体会場への同時通訳ブース1台分の設置場所の五つです。以下の記入例は架空の施設条件にもとづきます。
記入例
要件 | 原要件への対応 | 条件・代替提案 |
|---|---|---|
1. 全体会場 スクール形式120名 | 可 | 2階「A」。2日間とも同じレイアウトで使用 |
2. 分科会場 13〜17時に4室同時 各30名 | 不可 | 代替提案：13〜16時は3室、16時以降は4室。分科会の時間割を変えられるか主催者に確認 |
3. 夕食会 着席120名 | 可 | 3階「B」。料理の内容と単価は見積書に記載 |
4. 客室120室 シングルルーム | 不可 | シングルは100室。代替提案：ツインのシングル利用20室（料金は見積書の別の行） |
5. 同時通訳ブースの設置場所 | 条件確認後に可 | 全体会場後方に設置。ブースの寸法と電源容量を2026年11月13日（金）までに双方で確認。機材と通訳者は主催者の手配で、本例では設置場所の追加料金なし |
条件と代替提案の書き方
条件確認後に可の行には、何を確認すれば提供できるか、いつまでに確認が必要か、別途費用があるかを書きます。要件5では、ブースを置いた後も全体会場が120席を保てることを図面で示します。要件4は、RFPの「シングルルーム」が客室タイプの指定なのか、1名1室の意味なのかで扱いが変わります。客室タイプの指定であれば代替提案になり、1名1室の意味であればツインの1名利用も要件を満たします。どちらの意味かを主催者に確認し、回答書にも確認した内容を書きます。客室の空き状況は回答日時点のものであることも添えます。
回答書に添える書類と期限
回答書には、見積書、会場図、客室の内訳を添えます。冒頭には、回答の有効期限、見積の有効期限、会場と客室を仮予約として確保するかどうかとその期限を、それぞれ書きます。RFP回答の提出だけで契約や会場の確保が成立するかは、回答内容、やり取り、適用される規約によります。民法第522条第1項は申込みに対する承諾による契約成立を定め、第2項は法令に特別の定めがある場合を除き書面などの方式を不要としています（民法 第522条、2026年10月12日閲覧）。本例が条件提示の段階であることと、契約成立の手続きを回答書に明記します。
回答書のチェックリスト
要件をRFPの番号どおりに転記した
すべての要件に可・条件確認後に可・不可・確認中のいずれかを記入した
条件の行に確認事項・期限・費用の有無を書いた
代替提案の料金を見積書で別の行にした
回答・見積・仮予約の期限と、契約成立の手続きを書いた
よくある質問
Q. RFPの要件に対応できない項目が多い場合も回答書を提出すべきですか。
提出するかどうかは自館で判断します。提出する場合は不可の項目も空欄にせず、理由と代替提案の有無を書きます。
Q. RFPの客室指定がシングルルームの場合、ツインの1名利用で回答してよいですか。
指定が客室タイプか1名1室かを確認し、客室タイプの指定であれば代替提案として料金を分けて示します。
Q. RFP回答書を出した時点で会場は確保されますか。
回答内容と自館の規約によります。仮予約として確保する場合は、その期限を回答書に書きます。
要件ごとの回答と見積の版を残します
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