会場の仮押さえを伝えるメール文例とは
会場の仮押さえを伝えるメール文例とは、仮予約を受け付けたとき、期限が満了したとき、別の仮予約がある日にキャンセル待ちを受けたときに、主催者へ送る文面の例です。仮予約と確定を社内でどう管理するかは仮予約と確定の管理で、期限前の確認連絡は見積送付後の確認メールで扱ったため、本記事は受付・終了・キャンセル待ちの三つの通知に限定します。
ひと目でわかるポイント
初回の案内には保持期限の日時、対象の日時と会場、必要な手続き、満了時の扱いを書き、複数候補やキャンセル待ちがある場合に上限・順位・連絡方法を加えます。
「確保」の語だけで契約が成立したと読まれないよう、契約成立の条件を同じ文中に書きます。
文例の日付・室名・取消料の条件は自館の規約に置き換えて使います。
掲載例から読み取る仮予約の条件
施設（閲覧日 2026年10月7日） | 仮予約の期限 | その他の条件 |
|---|---|---|
基本3週間。開催日2か月以内または需要の高い特日は2週間 | 最大2日程まで複数候補日の仮予約が可能。仮予約中は取消料なし。別の仮予約が入っている日はキャンセル待ちを受け付ける | |
申込みから1週間 | 宴会の申込みは2週間前まで。人数変更は2日前まで。取消料は90日前から約款の規定による | |
当該公開規約に仮予約期間の記載なし | 宴会申込書の記入とホテルの応諾で予約（契約）が成立。成立後、開催10日前までに見積金額と同額の前受金 |
掲載条件は施設ごとに異なります。自館の案内文には、自館の規約で定めた期限と契約成立の条件を書きます。
案内文に書く項目
初回の案内では、保持期限（日付と時刻）、対象の日時と会場、必要な手続き、満了時の扱いの四つを書きます。必要な手続きは、主催者が宴会申込書を提出する期限、ホテルが内容を確認して応諾する手順、成立後の前受金の期限に分けます。申込書が期限直前に届き応諾が期限を過ぎる場合の保持の扱いも決めておきます。複数の候補日を押さえた案件では、当該案件で押さえた日付・会場と、自館が受ける候補数の上限を分けて書きます。別の仮予約がある日は、キャンセル待ちの順位と連絡方法を加えます。
文例の共通部分
以下の三つの文例は用件部分のみを示します。実際に送るときは、共通の宛名・挨拶・名乗りと、結び・署名を付けます。日付は2026年の想定で、日時・室名・取消料の条件は案件と自館の規約に置き換えます。
株式会社〇〇 総務部 △△様
いつもお世話になっております。〇〇ホテル 宴会営業部の□□です。
（用件）
ご不明な点は、本メールへのご返信にてお知らせください。どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇ホテル 宴会営業部 □□（電話・メール）
文例① 仮予約受付の案内
件名：【仮予約受付】2026年12月12日 貴社懇親会
2026年12月12日（土）18時から20時、3階「A」の仮予約を本日承りました。仮予約の期限は2026年10月28日（水）17時です。期限までに宴会申込書をお送りいただき、当館が内容を確認して応諾のご連絡を差し上げた時点で予約（契約）が成立します。期限内にお送りいただいた申込書については、応諾のご連絡まで会場を保持いたします。期限までにご連絡がない場合は、仮予約を取り消しとさせていただきます。仮予約の期間中は取消料は発生いたしません（本例の条件です）。
文例② 期限満了の通知と文例③ キャンセル待ちの案内
②件名：【仮予約終了】2026年12月12日 貴社懇親会
2026年10月28日（水）17時をもって、12月12日（土）18時から20時、3階「A」の仮予約期限を経過いたしましたので、あらかじめご案内した条件に基づき仮予約を取り消しとさせていただきました。あらためてご検討いただける場合は、空き状況を確認のうえご案内いたします。
③件名：【キャンセル待ち】2026年12月12日 会場Aのご案内
ご希望の12月12日（土）18時から20時、3階「A」は、現在別のお客様の仮予約が入っております。キャンセル待ちの第1順位として承りました。先行案件の仮予約期限は2026年10月28日（水）17時です。同日18時までに空き状況を確認し、空きの有無をご連絡いたします。期限前に空きが出た場合もご連絡いたします。空きが出ない場合に備え、第二候補の日程または会場もあわせてご検討ください。
③の順位と連絡時刻は自館が実行できる場合に限る架空の例で、掲載例から確認できるのはキャンセル待ちを受け付ける点までです。期限3営業日前の確認連絡は、本例では2026年10月23日（金）に送る設定とし、文面は前述の確認メールの記事を参照してください。
文面で注意する三点
一つ目は契約成立との区別です。契約は申込みに対する承諾で成立し、法令に特別の定めがある場合を除き書面その他の方式を要しません（民法 第522条第1項・第2項）。「会場を確保しました」とだけ書くと承諾と読まれる余地があるため、文例①のように契約成立の条件を同じ文中に書きます。二つ目は広告の扱いです。本記事の事務連絡文例には広告を含めません。特定電子メール法は第2条第2号で対象となる電子メールを定義し、第3条で送信の条件と例外、第4条で表示事項を定めており、プランの宣伝や広告ページへの誘導を送る場合は別途これらを確認します（特定電子メールの送信の適正化等に関する法律、消費者庁 特定電子メール法）。三つ目は取消料で、自館の仮予約中の取消料の有無と、契約成立後の取消条件を分けて書きます。取消料の書き方は取消料の規定を参照してください。
案内文のチェックリスト
保持期限は日付と時刻、対象は日時・会場まで書く
契約成立の条件と、期限内に届いた申込書の保持の扱いを同じ文中に書く
候補日は当該案件の日付・会場と自館の上限を分ける
キャンセル待ちは順位と連絡時刻を、実行できる範囲で書く
事務連絡に宣伝や広告ページへの誘導を加えない
よくある質問
Q. 期限満了を通知せずに取り消してよいですか。
あらかじめ案内・合意した条件と、延長などの個別合意、実際の契約成立の状況を確認して扱います。通知を送る運用にすると案件記録に残ります。
Q. 仮予約中に取消料を請求できますか。
自館の規約によります。掲載例には仮予約中は取消料なしと明記する施設があります。
Q. 候補日を二つ押さえた主催者には何を書きますか。
両方の日付・会場と共通の期限を書き、一方に決まった時点でもう一方を解放する旨を加えます。
仮予約の期限を案件ステータスで追います
ホテルの宴会・MICEセールスのための管理システムを提供するルーブックでは、自館サイトからの問い合わせを受け付けられるRoovook Sales Engineと、問い合わせ内容、担当者、案件ステータス、見積履歴を管理するRoovook EMSを提供しています。
仮予約の期限と送った文面を案件ごとに残す運用については、お問い合わせフォームからご相談ください。