3D VRとビデオ通話で進めるオンライン会場下見とは
3D VRとビデオ通話で進めるオンライン会場下見とは、遠方や海外の主催者が来館できない場合に、図面・写真・3D VRを事前に共有し、それらで答えきれない質問だけをホテル担当者が会場から接続するビデオ通話で確認し、確認できた項目と残った項目を確認結果メモとして主催者へ返す運用です。本記事では、Roovook 3D VR（Sales-Engine Pro以上）と施設が利用する会議ツールを組み合わせる例を示します。VRや資料だけで確認が済む案件もあり、通話を一律に必須とするものではありません。
ひと目でわかるポイント
図面で寸法と収容人数、写真で仕上げ、VRで規模感と動線を事前に確認できるようにします。
通話では設備の位置や操作、現在の状態を見せます。音の響きや明るさの体感には限界があります。
確認できた項目と残った項目を一つのメモにまとめ、次の回答予定日と一緒に送ります。
事前資料・通話・残る確認事項の対応表
確認対象 | 事前資料で確認できること | 通話で追加確認すること | 残る確認事項 |
|---|---|---|---|
会場の広さ・天井高 | 図面の面積・高さの数値、VRの見え方 | 家具との比較で規模感 | 正確な寸法は図面で確定 |
入口からの動線 | VR（動線を含む撮影） | 現在の状態を歩きながら映す | 催事当日の共用部の使用状況 |
電源・音響・照明 | 設備仕様書の位置と仕様 | 操作と点灯の状態 | 音の響き・明るさの体感 |
搬入口 | 寸法図の測定値 | 経路の現在の状態 | 設営業者による現地確認の要否 |
料理 | 献立と写真（外観） | — | 味は未確認事項として残す |
表は本記事の整理例です。会場の構造や主催者の目的によって、確認する項目は増減します。
事前資料は役割を分けて一つのメールで送ります
ビデオ通話の前に、図面（レイアウト形式別の収容人数を含む）、写真、3D VRを一つのメールで送ります。図面は寸法と人数、写真は仕上げと雰囲気、VRは規模感と動線を確認する資料です。Roovook 3D VRは入口から宴会場までの動線を含めて撮影し、モバイルリンクで共有できます。
日本のホテルでは、新横浜プリンスホテルがZoomを使った宴会場のオンライン相談会を案内し、会場のオンライン下見と、相談会の2日後までの見積書・レイアウトの送付を説明しています（新横浜プリンスホテル 宴会場オンライン相談会、2026年9月29日閲覧）。同ホテルの案内は一つの掲載例であり、本記事の手順が業界の標準であることを示すものではありません。来館前に提供する会場情報の整え方は来館前に提供する宴会場の会場情報で扱っています。
通話は追加質問に絞り、担当者が会場から接続します
主催者が事前資料を見たうえで確認したい項目を先に受け取り、その順番でホテルの担当者が会場に立ち、スマートフォンまたはタブレットで接続して映します。規模感は家具との比較で伝え、正確な寸法は図面で示します。設備は位置と操作を見せ、音の響きや明るさは通話ソフトの補正もあるため体感を保証しないことを伝えます。
通信が途切れた場合に備え、電話番号とチャットの連絡先を事前に伝えておきます。録音・録画する場合は、目的と共有範囲を参加者に説明して同意を確認します。VRをどの工程で使うかは3D VRを宴会セールスの工程で使う方法で扱っています。
残った確認事項は方法を相談します
味、室温、音の響き、明るさの体感は資料だけでは確かめられないため、未確認事項として残します。試食の実施有無・場所・条件は自館の運用を確認して案内し、実施できない場合は味の確認が未了であることを共有します。搬入口の寸法は測定値と寸法図で確認し、設営業者が現地確認を必要とするかを主催者に尋ねます。
海外の主催者の場合は、通話の日時をタイムゾーン付きで伝え、使用言語を先に確認します。言語・見積表記・支払方法などの確認項目は海外の主催者からの宴会問い合わせで確認する六つの項目を参照してください。
確認結果メモを次の回答予定日と一緒に送ります
通話の後に、確認した会場と日時、確認できた項目と結果、残った確認事項とその扱い（追加資料・現地確認・未確認のまま判断）、次の回答予定日を一つの確認結果メモにまとめて送ります。このメモは主催者が社内の決裁者へ説明する資料になり、後の合意内容の確認にも使います。
見積書を送る場合は、Roovook e-RFPのWebリンクと同じメールにまとめます。発行の手順はRoovook e-RFPで見積書をWebリンクとして発行する手順で扱っています。
海外本社の担当者が80名の会議を手配する場合を想定する
海外本社の担当者が、日本支社で開く80名の会議と懇親会の会場を来館せずに決める場面を想定します。事前資料として図面・写真・VRを送り、日本支社の担当者と海外本社の担当者が同じ通話に参加して、事前資料で答えきれなかった受付位置と機材の設置位置を確認します。海外側の参加者には、通話の日時をタイムゾーン付きで伝えます。
通話後の確認結果メモは、この例では両者と確認した使用言語に合わせて日本語と英語で用意し、見積のWebリンクと一緒に送ります。
オンライン下見の準備チェックリスト
図面（形式別の収容人数）・写真・VRを一つのメールで送る
主催者が確認したい項目を先に受け取り、通話で映す順番を決める
規模感は家具との比較で伝え、正確な寸法は図面で示す
通信が途切れた場合の電話番号とチャットの連絡先を伝える
味・体感など残る確認事項と、その確認方法を主催者と相談する
通話後に確認結果メモと次の回答予定日を送る
よくある質問
Q. オンラインの会場下見では通話で何を確認しますか。
事前資料で答えきれなかった質問と、現在の状態です。設備の位置や操作、動線を映し、正確な寸法は図面で確定します。
Q. 3D VRがあればビデオ通話は不要ですか。
VRや資料だけで確認が済む場合もあります。追加質問や現在の状態を確認する必要がある場合に通話を使います。
Q. オンラインで確認できない項目はどうしますか。
味や体感は未確認事項として確認結果メモに残し、試食や現地確認の可否と条件を自館の運用に沿って案内します。
来館できない主催者にも確認の順序を示します
ホテルの宴会・MICEセールスのための管理システムを提供するルーブックでは、宴会場・客室・付帯施設と入口からの動線を360°で撮影し、モバイルリンクで共有できるRoovook 3D VR（Sales-Engine Pro以上）と、見積書をWebリンクで共有できるRoovook e-RFPを提供しています。ビデオ通話と確認結果メモは、施設が利用する会議ツールと自館の運用で行うものです。
遠方の主催者から「一度も見ずには決められない」と言われ、来館の日程調整で検討が止まる——来館に代わる資料と通話の組み立てについては、お問い合わせフォームからご相談ください。