Roovook e-RFPで見積書をWebリンクとして発行・改訂する五つの工程｜受付・条件入力・発行・共有・変更の記録

Roovook e-RFPで見積書をWebリンクとして発行するとは

Roovook e-RFPで見積書をWebリンクとして発行するとは、宴会・団体宿泊の問い合わせ条件から作成したデジタル見積書を、PDFを添付する代わりにモバイル対応のWebリンクで主催者へ共有する手順です。主催者は受け取ったリンクをそのまま社内の決裁者へ転送でき、ホテル側は閲覧の有無と修正の履歴を同じ画面で確認します。本記事では、問い合わせの受付から改訂版の再送までを工程ごとに整理します。

ひと目でわかるポイント

• 見積書は問い合わせの記録から作成し、条件の入力元を一つにします。

• PDFの再提出が不要な案件では、モバイル対応のWebリンクでの共有を選べます。

• 改訂したときは変更日・変更点・合意した条件を送付メールと案件メモに残します。

本記事で扱う五つの工程

五つは本記事の整理であり、施設の業務分担によって担当者や順序は変わります。⑤は条件が変わったときに戻る工程で、毎回通るとは限りません。

①問い合わせの受付を案件として登録します

Roovook EMSでは、電話・メール・オンラインフォームで受けた問い合わせを一つのインボックスに集め、リストとカレンダーで管理します。電話で受けた内容も担当者が直接登録できるため、見積の条件を入力する元になる記録が案件ごとに残ります。

受付の段階で確認する項目は、開催日、予定人数（未確定の場合は最少人数と最大人数）、希望する会場、料飲と付帯サービスの要望です。問い合わせ全体の管理は宴会・MICEの見込み案件管理で扱っています。

②見積条件は費目ごとに入力します

会場費（室料）、料飲、付帯サービスの三つの費目に分けて、単価と数量を入力します。各費目は自館の料金表に照らして単価と数量を確認し、案件ごとに同じ項目名で明細を組み立てます。登録・追加できる項目の範囲は利用環境で確認します。

サービス料は自館の料金規定、消費税は適用される法令に沿って扱い、見積書には税・サービス料の内外と支払総額が分かるように記載します。表示の考え方はサービス料と消費税の表示を参照してください。

③見積書には有効期限と注記を入れます

見積書または送付メールには、見積の有効期限、宛先、含まれる範囲と含まれない範囲を明記します。有効期限は自館の料金改定や仮予約の回答期限と整合するように設定します。期限の書き分けは仮予約の管理で扱っています。

Roovook e-RFPでは、入力した条件からデジタル見積書が生成されます。生成された内容は担当者が確認してから送付します。ホテルのロゴを載せた見積デザインの利用条件は、e-RFP本体の利用条件とは別に確認します。

④⑤Webリンクで共有し、改訂は版を分けて記録します

見積書はモバイル対応のWebリンクとして共有します。主催者はモバイル対応のWeb画面で内容を確認でき、社内承認が必要な案件ではそのリンクを決裁者へ転送できます。ホテル側は送付日と閲覧の有無を送付履歴として確認します。

リンクで共有する場合も、メール本文には見積番号、有効期限、回答予定日を書き添えます。送付後の確認連絡の文例は見積送付後の確認連絡にまとめています。

人数や料飲の変更で見積を改訂するときは、変更日・変更点・合意した条件を送付メールと案件の変更メモに残します。主催者向けの件名には「〇月〇日更新」のように更新日を入れ、どの内容で合意したかを双方が確認できるようにします。旧版の保存方法と共有URLの扱いは、利用環境の仕様を確認します。

120名の懇親会で改訂が二回入る場合を想定する

予定人数120名の懇親会について、初回の見積を送付した後に人数が100名に変わり、その後に立食から着席へ提供方式が変わる場面を想定します。この場合、改訂が二回あり、それぞれの変更日と変更点（人数、提供方式）を送付メールと変更メモに残します。

改訂のたびに主催者へ送るメールには、変更点と最新の合意条件を書き添え、決裁者へ転送されても経緯が分かるようにします。

発行前に確認するチェックリスト

• 見積の条件が問い合わせの記録と一致しているか確認する

• 費目ごとに単価・数量・税区分をそろえて明細に入れる

• 有効期限を自館の料金改定と仮予約の回答期限に合わせる

• 含まれる範囲と含まれない範囲を注記に書く

• 送付メールに見積番号・有効期限・回答予定日を書き添える

• 改訂時は変更日・変更点・合意した条件を送付メールと変更メモに残す

よくある質問

Q. 見積書をWebリンクで送ると、PDFは不要になりますか。
主催者の社内規程で書面が必要な場合があります。Webリンクを基本にしつつ、PDFの提出を求められる場合の作成・提出方法も決めておきます。

Q. 見積を改訂したとき、何を記録すればよいですか。
変更日、変更点、合意した条件の三つを送付メールと案件の変更メモに残します。合意の経緯を確認する資料になります。

Q. 団体宿泊の見積も同じ手順で発行できますか。
客室数・泊数・朝食の条件から見積を作成する流れはRoovook Group BookingsとEMSで団体宿泊案件を引き継ぐ五つの確認で扱っています。

見積の発行と改訂を一つの流れにします

ホテルの宴会・MICEセールスのための管理システムを提供するルーブックでは、問い合わせの受付から見積書の発行・共有・改訂までを一つの案件記録で扱うRoovook EMSと、デジタル見積書をモバイル対応のWebリンクで共有できるRoovook e-RFPを提供しています。

見積書の発行と改訂の運用については、お問い合わせフォームからご相談ください。