ホテル宴会を担う職種と役割分担とは
ホテル宴会を担う職種と役割分担とは、一つの催事が受注から精算に至るまでに関わる担当を整理し、どの場面で誰が実行し、誰が承認し、誰が文書を更新するかを決めたものです。以下は、宴会業務を七つの機能に分けた本記事の整理例です。日本のホテルで用いられる職種名を参考にしていますが、部門構成、担当者、扱う文書、承認権限は自館の分担に置き換えてください。
ひと目でわかるポイント
宴会の受注から精算までに関わる担当を七つの機能に分けて確認します。
担当間で確認する場面は、受注、手配内容の共有、当日運営、実績の精算の四つです。
各場面で、変更の受付者、実施可否の判断者、料金の承認者、文書の更新者を区別します。
七機能・四場面は本記事の整理例であり、業界共通の組織図ではありません。
宴会業務を担う七つの機能
帝国ホテルの採用サイトでは、運営部門に宿泊・レストラン・調理、営業部門に宿泊・宴会・レストランのセールスを担う営業が置かれています。求人情報サイトの職種解説では、宴会予約は営業担当が承った予約を引き継ぎ、主催者とレイアウト・料理・進行を調整する職種と説明されています。これらは職種・部門の大枠であり、下の表の資料分担や承認権限までを示すものではありません。
機能（担当の例） | 主な業務 | 主に確認する資料の例 |
|---|---|---|
営業担当 | 法人・団体への提案、問い合わせ対応、見積提示、契約条件の確認 | 提案書、承認済み見積書、宴会申込書 |
宴会予約 | 受注後の打合せ、レイアウト・料理・進行の調整、変更管理、指示書作成 | 宴会指示書（BEO）、レイアウト図、進行表 |
宴会サービス | 会場設営、当日の料理・飲料の提供、サービススタッフの配置 | BEO、席次表、配置表 |
調理 | 献立・調理対応の可否確認、食材手配、当日の調理と提供時刻の管理 | BEO、献立表、食物アレルギー対応表 |
音響・映像担当（館内担当・協力会社） | 機材の手配、当日の操作 | 進行表、機材リスト |
宿泊予約 | 団体客室の確保、ルーミングリストの受領、宿泊管理システムへの反映 | 客室確保数の表、ルーミングリスト |
請求・入金管理担当（経理など） | 実績の照合、請求書の発行、入金確認、取消料の処理 | 請求書、追加承認記録、精算書 |
場面①：受注（営業担当と宴会予約）
申込みを受領し、自館の規約に照らして契約成立を確認した時点で、営業担当から宴会予約へ案件を渡します。渡す文書は、宴会申込書、承認済みの見積書、主催者との対応履歴です。口頭で確認した条件も、確認日と相手を対応履歴に記載します。
受注後の実施内容はBEOで管理し、料金や契約条件の変更は主催者の承認内容を見積書などにも残します。担当者の異動・退職時の引き継ぎは宴会セールスの引き継ぎチェックリストで扱っています。
場面②：手配内容の共有（宴会予約と関係担当）
手配期限に合わせてBEOの必要事項を関係担当へ共有し、開催前の確認時点では使用する版をそろえます。未確定事項には確認担当と期限を記載します。BEOは社内向けの実施指示であり、主催者との合意は契約書・宴会申込書・見積書で確認します（BEOの記載項目）。
変更依頼は変更管理の担当者へ連絡し、実施可否、追加料金、主催者の承認を確認して関係担当へ共有します。共有情報と閲覧権限は各担当の業務に必要な範囲で定め、見積書とBEOはそれぞれ更新履歴を管理します。
場面③：当日運営（会場責任者と主催者窓口）
当日は、宴会サービスの会場責任者（施設によりキャプテンなどと呼ばれます）など、自館で定めた担当が進行の連絡窓口を担います。主催者側の窓口と、変更を承認できる人を事前に確認します。開始前は、BEOと照合して人数、レイアウト、進行・提供時刻、機材、食物アレルギー対応などを確認します。
当日の対応は自館の権限分担に従い、判断内容と実績を記録してBEO等へ反映します。記録の形式は時刻・内容・依頼者・承認者です。大型催事の担当間で確認する場面は大型催事の受注で、認識の差が生まれる5つの場面で扱っています。
場面④：実績の精算（精算担当と請求担当）
精算担当は、自館の規約と合意内容に沿って、有料人数と実人数、最低保証、追加・延長の実績、前受金を照合し、社内の承認手続きを経て請求内容を確定します。請求・入金管理担当へ渡す資料（実績反映版のBEO、追加承認記録、承認済みの見積書、前受金の記録など）は自館の分担で定めます。精算の流れはホテル宴会の最終請求・精算とはにまとめています。
200名の周年記念パーティーで考えます
200名の周年記念パーティーに宿泊手配も含む想定です。営業担当は承認済みの見積書第2版などを宴会予約へ渡しました。宴会予約はBEOを作成し、関係する四担当へ共有しました。開催3日前、窓口以外の調理担当に乾杯用飲料の追加依頼が届いたため、宴会予約へ連絡しました。宴会予約は手配可否と追加料金を確認し、主催者の承認後に見積書とBEOをそれぞれ更新して共有しました。
当日の30分延長も可否・料金の承認を記録し、終了後に精算担当が合意内容と実績を照合しました。人数・日数・延長時間は説明用の設定です。
役割分担の確認チェックリスト
自館で宴会に関わる担当と呼称、兼務・外部委託の範囲を一覧にする
受注時に営業担当から宴会予約へ渡す文書（申込書・承認済み見積書・対応履歴）を決める
BEOの作成・更新責任者と配付先を自館の分担に沿って決める
変更依頼の受付者、実施可否の判断者、料金の承認者、文書の更新者を区別する
当日の連絡窓口と、主催者側の承認権者を事前に確認する
精算時に照合する項目（有料人数と実人数・最低保証・追加実績・前受金）を決める
よくある質問
Q. 日本のホテルで宴会の営業と宴会予約はどう分かれていますか。
施設ごとに異なります。営業部門が法人セールスを担い、受注後の打合せと指示書作成を宴会予約が担う施設もあれば、一人が両方を兼ねる施設もあります。兼務する場合も、各場面で必要な確認項目と承認権限を自館の分担に合わせて定めます。
Q. 宴会指示書（BEO）は誰が作成し、誰に配付しますか。
本記事の整理例では、宴会予約が主催者との打合せを基に作成・更新し、手配期限に合わせて関係担当へ共有します。作成者と配付先は自館の業務分担で定めます。
Q. 音響・映像を協力会社に委託する場合は誰が連絡しますか。
自館側の窓口と協力会社側の担当者を決めます。共有する資料と範囲、変更依頼の承認者、当日の連絡先を確認します。
実行・承認・更新の責任を分ける
各文書の正本と最新版の確認方法、閲覧権限を決めることが、四つの場面をつなぐ前提です。引き継いだ内容を責任者が照合する観点は宴会セールス責任者が営業会議前に確認する五つの記録にまとめています。
ホテルの宴会・MICEセールスのための管理システムを提供するルーブックでは、問い合わせ内容、案件ステータス、見積履歴を一つの流れで管理できるRoovook EMSを提供しています。確定した予約を基にしたBEOドラフトの作成と版管理にはRoovook BEO・宴会指示書（Sales-Engine Pro以上）があります。
営業が受けた条件が宴会予約に伝わらず、当日の変更が調理とサービスで食い違う——その承認と更新の分担から相談したい場合は、お問い合わせフォームからご相談ください。