セールス責任者（DOSM）とは
DOSM（Director of Sales & Marketing）は、営業・マーケティングを担当する責任者の職名で、日本国内のホテルでも使用例があります。職名と担当範囲は施設によって異なり、営業部長や宴会営業支配人と一対一に対応するものではありません。本記事では、宴会・MICEセールスチームの管理を担う人を「セールス責任者」と呼び、営業会議の前に何を照合し、不足があればどの修正を誰に依頼するかを、五つの記録領域に分けて整理します。
ひと目でわかるポイント
照合の対象は担当者の姿勢ではなく、報告の根拠になる記録がどこにどの形で残っているかです。
五つの記録領域は、売上見込の算定記録、顧客対応記録、見積書の改訂・送付記録、受付方法・認知経路の記録、実施後の営業記録です。
五つは本記事の確認例であり、業績の原因を実証した分類でも排他的な業務分類でもありません。
以下は月1回確認する運用例です。頻度は自館で定めます。
営業会議前に確認する五つの記録領域
受注の増減を検討する前に、判断に用いる記録と集計条件を確認します。下の表は、セールス責任者が会議前に照合する五つの記録領域と、確認する問い、参照する資料を整理したものです。
記録領域 | 確認する問い | 参照する資料 |
|---|---|---|
売上見込の算定記録 | 見込額の対象月・集計基準日と、確定予約・仮予約の区分が明記されているか | 月次レポート |
顧客対応記録 | 電話・メール・来館での相談内容・回答・未回答事項が担当者以外にも読める形で残っているか | 案件台帳 |
見積書の改訂・送付記録 | 主催者に送付した版の版番号・改訂日・送付日時が特定できるか | 見積書の保存先・送付履歴 |
受付方法・認知経路の記録 | 受付方法（フォーム・電話・メール・来館）と、ホテルを知ったきっかけを別の欄に記録しているか | 案件台帳 |
実施後の営業記録 | 主催者の感想・次回開催の希望時期・掲載時の許諾が記録されているか | 実施後記録 |
売上見込の算定記録と顧客対応記録
見込額の報告では、確定予約と仮予約を区別しているか確認します。本記事の集計例では、対象月と集計基準日を決め、対象月内の実施済み売上、未実施の確定予約額、仮予約の参考額を重複しない区分で表示します。仮予約を見込額に算入するかどうかと、その算定方法も明記します。表の作り方は宴会営業実績と見込の月次レポートで整理しています。
顧客対応記録は、担当者が不在の日に別の担当者が経緯を読めるかどうかを基準に確認します。記録項目と正本の決め方は共有案件記録の正本・更新責任・権限設計を参照してください。
見積書の改訂・送付記録と受付方法・認知経路の記録
見積書の版を特定するため、ファイル名、保存先、改訂日または版番号、主催者への送付履歴を確認します。主催者に送付した版を保存し、送付日時と版番号を対応づけます。作業中の版とは区別します。
受付方法（フォーム・電話・メール・来館）と、主催者がホテルを知ったきっかけ（自己申告の認知経路）は同じ接点を指しません。別の欄に記録されているかを確認します。分け方は問い合わせ経路の記録にまとめています。
実施後の営業記録
催事終了後に記録する項目と、その担当者を決めます。本記事では、実施後の営業活動に関する確認対象を三つ挙げます。主催者から受け取った感想、次回開催の希望時期、感想を自館サイトに掲載する場合の許諾（得ている・得ていない・掲載予定なし）です。掲載許諾は表示規制と個人情報の確認を伴うため、手順は催事後の感想を自館サイトに掲載する手順で扱っています。
「来年も同時期に」という発言は次回開催の希望時期として記録します。次に連絡する日を主催者と確認した場合は、次回確認日として別に残します。
不足を確認した後の四段階
五つの記録領域のうち、残っていない項目が見つかったら、次の四段階で対応を決めます。確認項目を定義する、正本と参照先を決める、入力担当者と入力時点を決める、次の確認日に未入力を調べる、の順です。修正の依頼先は、記録欄やひな形の設計であればチーム、部門間の受渡しであれば関係部門になります。部門間の役割は日本のホテル宴会を担う職種と役割分担で扱っています。
担当者5名と責任者1名の想定例
宴会セールス担当者5名と責任者1名のチームを想定します。この例では電話の対応履歴と受付欄に対象を絞ります。会議前の照合で、売上見込の算定記録と見積書の送付履歴は共有の保存先に残っていましたが、電話で受けた問い合わせの対応記録が2名の手元のメモに留まっていました。受付方法と認知経路は全員が記録していましたが、一つの欄に混在していました。
この例では、電話を受けた担当者が、受付直後に共有案件台帳へ対応内容を入力する手順を定めます。あわせて、受付方法と認知経路の欄を分けます。担当人数と確認頻度は説明のための設定です。
会議前の照合チェックリスト
見込額の対象月・集計基準日と、確定予約・仮予約の区分を確認する
電話・メール・来館の対応内容を担当者以外が読める場所に置く
主催者に送付した見積書の版番号・改訂日・送付日時を対応づける
受付方法と認知経路を別の欄で記録する
実施後に感想・次回開催の希望時期・掲載時の許諾を記録する項目を設ける
不足した記録ごとに確認項目・正本・入力担当者・入力時点を決める
修正の依頼先（チームか関係部門か）を決め、次の確認日を記録する
よくある質問
Q. DOSMと営業部長は同じ役割ですか。
同じとは限りません。DOSM、営業部長、宴会営業支配人などの職名と担当範囲は、自館の組織・職務分担で確認します。本記事では宴会・MICEセールスチームの管理を担う人を「セールス責任者」と呼んでいます。
Q. セールス責任者は営業会議前に何から確認すればよいですか。
五つの記録領域のうち、担当者個人の手元にしか残っていない項目を特定することから始めます。その項目について、確認項目、正本と参照先、入力担当者と入力時点を決め、次の確認日に未入力を調べます。
Q. 五つの記録がそろえば受注は増えますか。
本記事の五つは判断材料をそろえるための確認例であり、受注の増減との因果を示す分類ではありません。そろえた記録を読み、次に確認する案件と見直す手順を決めます。
照合した記録を次の会議につなげる
項目ごとの正本と参照先を定め、確認担当者が必要な記録を参照できる状態かを確認することが、会議前の照合の出発点になります。
ホテルの宴会・MICEセールスのための管理システムを提供するルーブックでは、問い合わせ内容、案件ステータス、見積履歴を一つの流れで管理できるRoovook EMSを提供しています。イベント別・期間別の集計にはRoovook Sales Report（Sales-Engine Pro以上）があります。
営業会議が担当者の印象の報告で終わり、次に何を直すかが決まらない——その照合の組み立てから相談したい場合は、お問い合わせフォームからご相談ください。