BEOの記入例とは
BEO（宴会指示書）の記入例とは、確定した催事の実施内容を各部署に伝える文書に、どの項目をどの欄へどう書くかを一つの想定案件で示したものです。BEOの基本はBEOの基本をご覧ください。本記事は120名の立食懇親会を想定した記入済みの例に限定します。
ひと目でわかるポイント
本例ではBEOを社内用に作成し、合意済みの料金・契約条件は主催者が承認した見積書の版と契約書・宴会申込書で確認します。
記入例は基本情報、指示分野別の内容、持込物、変更履歴の四区分で構成し、分野ごとに確認担当の欄を置きます。
有料人数は内数（通常117名・個別対応3名）まで書き、飲料の提供時間と料理の提供開始時刻を分けます。
記入例の前提
12月12日18時から20時、立食形式120名の懇親会を想定します。有料人数の連絡期限は、ホテルメトロポリタンの掲載例に倣います。同ホテルは開催3日前の正午、または別途指定した日時を連絡期限とし、期限後の連絡または連絡がない場合に、当日の出席者が変更前の有料人数を下回っても、その人数分の料金を請求する規定です（宴会利用規約 第4項、閲覧日2026年10月7日）。本例では別途の日時指定がない設定とし、12月9日正午を期限にします。期限と計算方法は施設ごとの規約によります。
基本情報の欄
項目 | 記入例 |
|---|---|
案件ID・版 | B-2612-041 / 第2版（12月9日発行） |
主催者・請求先 | 株式会社〇〇 総務部（請求先は同じ。適格請求書の宛名は会社名） |
催事名・形式 | 年末懇親会／立食 |
日時 | 12月12日 開宴18:00 閉宴20:00 |
会場・契約時間 | 3階「A」／設営入室17:00〜撤去退室21:00 |
有料人数 | 120名（12月9日正午確定。通常117名・個別対応3名） |
参照する見積書 | 主催者承認済みの第3版（12月8日） |
主催者側責任者 | 幹事1名・当日連絡先 |
設営と撤去を含む契約時間が会場費の根拠になる場合は、承認済み見積書の契約時間と一致しているかをこの欄で確認します。本例ではBEOに金額を書かず、承認済み見積書の版を参照させます。
指示分野別の内容欄
指示分野 | 内容 | 確認担当 |
|---|---|---|
料飲 | 立食ビュッフェ120名分（内数は基本情報どおり）、飲料は18:00〜20:00の定額プラン、料理の提供開始18:05、個別対応3名の内容は別紙（第2版・12月9日確認） | 厨房・サービス責任者 |
設営 | ハイテーブル12（配置図の番号1〜12）、受付テーブル2、演台1、ステージなし、控室1室（17:30から） | 宴会設営担当 |
音響・映像 | 有線マイク2本、プロジェクターとスクリーン1組、持込PCは持込物欄の品目1 | 音響・映像担当 |
受付 | 受付用看板は持込物欄の品目2、記帳なし | 受付担当 |
装花 | 卓上装花12（番号1〜12に各1） | 装花担当 |
会計 | 前受金入金済み、追加注文の承認者は幹事、当日の個人精算なし | 宴会会計担当 |
指示分野の区分と担当名は本記事の整理例で、担当部署は施設により異なります。各分野の確認欄には確認者と日時を書き、確認が揃った版を当日の参照版とします。120名÷12台の数量対応は想定であり、一卓の推奨人数を示すものではありません。
持込物の欄と防炎の確認
品目 | 搬入 | 保管・設置 | 搬出 | 防炎の確認 |
|---|---|---|---|---|
1 発表用PC（HDMI） | 17:30 主催者が持参 | 演台 | 20:30 主催者が持ち帰り | 対象外 |
2 受付用看板（布製バナー） | 17:00 搬入口から | 受付テーブル横 | 21:00まで | 防炎表示を確認済み（12月5日） |
ホテル・旅館は防炎防火対象物であり、暗幕や展示用合板など防炎対象物品に該当する持込品は防炎性能を確認します。看板も材質・用途によって該当性を確認し、防炎表示で性能を確かめ、表示が不明なものは防火管理者等に確認します（消防法 第8条の3、消防庁 防炎品）。持込料の有無は自館の規約に従います。
設営の指示は配置図と対応させます
設営欄の数量は、会場の配置図と同じ番号で対応させます。本例ではハイテーブル12台に1から12の番号を振り、受付テーブルの位置、演台の向き、ビュッフェ台の位置と補充動線、非常口を塞がない配置を図面に書き込みます。立食で席を設けない場合も、着席が必要な来賓や高齢の参加者の有無を主催者に確認し、必要なら椅子の数と位置を設営欄に追記します。図面はBEOの別紙として版番号を合わせます。配置図の確認項目は会場レイアウト図のチェックリストを参照してください。
変更履歴の欄と当日の記録
版 | 発行日 | 変更点 | 主催者の承認 | 配布先 |
|---|---|---|---|---|
第1版 | 12月2日 | 予定人数110名、確定期限12月9日正午 | 見積書第2版（11月28日メール承認） | 全分野 |
第2版 | 12月9日 | 有料人数120名に確定、個別対応3名、卓数12 | 見積書第3版（12月8日メール承認） | 全分野 |
料金や契約条件に関わる変更は、BEOだけでなく見積書の改訂版として主催者の承認を得ます。当日の延長や追加注文は、可否、料金、承認者、承認時刻を記録してから請求に反映します。進行が遅れた場合の扱いは押し・巻きの時間調整、請求への反映は最終請求と精算を参照してください。
記入時のチェックリスト
契約時間を承認済み見積書と一致させ、参照する見積書の版を書く
有料人数は確定日と内数を併記し、計算方法は規約に従う
飲料の提供時間と料理の提供開始時刻を分けて書く
持込物は品目番号で分野欄から参照し、防炎の確認日を残す
変更は版番号と承認の根拠（見積書の版）を書く
よくある質問
Q. BEOに単価や合計金額を書く必要はありますか。
本例では書かず、承認済み見積書の版を参照させます。自館で金額を記載する場合は、承認済み見積書と一致させ、税・サービス料の区分を付けます。
Q. BEOを主催者に渡しますか。
本例では社内用に作成します。主催者への共有範囲は自館の運用に従い、合意内容は見積書、契約書、宴会申込書、確認メールで残します。
Q. 人数が確定前のBEOは発行しますか。
発行する場合は予定人数と確定期限を書き、確定後に版を改めます。
BEOの版と分野別の確認を一つの記録で管理します
ホテルの宴会・MICEセールスのための管理システムを提供するルーブックでは、確定した催事の実施内容を各部署に伝えるRoovook BEO（Sales-Engine Pro以上）と、会場の配置図を作成するRoovook Event Diagram（Sales-Engine Pro以上）を提供しています。
記入例の項目を自館のBEO様式に合わせる運用については、お問い合わせフォームからご相談ください。