年末年始の催事セールスとは
年末年始の催事セールスとは、忘年会、表彰式、取引先・顧客向け懇親会、新年会・賀詞交歓会の問い合わせを受け、見積と契約条件を整えて受注につなげる活動です。これらは日時、人数、料飲、進行、必要設備が異なるため、催事内容ごとに見積条件を確認します。
この時期は特定の日付に依頼が重なり、確定前の人数・日程の変更も起こります。販売準備の時期は、自館の問い合わせ・受注実績に基づいて設定します。
ひと目でわかるポイント
忘年会、表彰式、取引先向け懇親会、新年会・賀詞交歓会を催事内容ごとに整理します。
前年の問い合わせ開始時期から逆算し、料金条件と初回回答の様式を用意します。
会場費、最低利用条件、有料人数は名称で判断せず、規約で定義と期限を確認します。
社内ステータスと契約成立の時点は別に確認します。
問い合わせを催事内容で整理する
下表は重なり合うことのある販売対象の例です。見積条件は施設や催事仕様によって異なります。
区分 | 見積金額を左右する項目 | 確認が増える条件 |
|---|---|---|
忘年会・会食 | 料理・飲料、会場費、契約上の最低利用条件 | 表彰・余興の併設、飲料の提供方法 |
表彰式・演出 | 舞台、音響・映像設備、技術要員、リハーサル | 登壇者数、配信、外部制作会社 |
取引先・顧客向け懇親会 | 料理・飲料、装飾、受付 | 招待者と警備、席次・案内動線 |
新年会・賀詞交歓会 | 料理・飲料、歓談時間と会場内スペース | 来賓の席次と受付、舞台と音響・映像 |
表彰式の進行と運営は表彰式の企画ガイドで扱っています。
会場費・最低利用条件・人数と見積書の表示
会場費（室料）、最低利用人数、最低保証人数、最低利用金額、有料人数は、施設・商品・契約によって採用する項目と算定方法が異なります。有料人数は、料理・飲物等の手配と請求の基礎になる人数として規約で定義されることがあり、実出席者数と一致するとは限りません。名称で判断せず、各項目の定義、通知期限、精算方法を契約書・利用規約で確認します。詳しくは最低保証のガイドと会場費のガイドに整理しています。
見積書には、サービス料の料率と対象項目、各項目の税込・税別、適用税率、消費税額、税込総額を明記します。飲食代に付随して徴収するサービス料は、飲食物の提供に係る対価の一部として消費税の課税対象額に含まれます。通常の適格請求書には、発行事業者の氏名・名称と登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜き又は税込み）および適用税率、税率ごとに区分した消費税額等、交付を受ける事業者の氏名・名称の記載が必要です。飲食店業等が交付できる適格簡易請求書は一部の記載事項が異なります。
初回の回答に何を載せるか
演出を伴う催事では、初回に確定総額を示すのが難しい場面があります。算定の前提を明らかにしたうえで、想定の範囲と、含む項目・含まない項目をあわせて示します。
「12月第2週の金曜夜、300名の忘年会、簡単な表彰を含む」という依頼を想定します。「着席の会食300名・基本的な音響・映像設備を前提」と明示した想定の範囲と、含む項目・含まない項目を初回に示し、表彰の部分は登壇者数と映像の使用有無を確認してリハーサルの範囲を絞ります。仮予約の有効期限と下見の日程も同時に提案します。回答を早める工夫は見積の速度のガイドで扱っています。
仮予約と契約成立を分けて管理する
Tentative、Definiteなどの名称は、在庫と営業進捗を管理する社内ステータスとして施設が定義するもので、法的な契約成立の有無と同義ではありません。契約は申込みと承諾によって成立し、法令に特別の定めがある場合を除き、書面を要しません。
各ステータスの登録条件に加え、契約が成立する時点、在庫を確保する期限、変更・取消条件を契約書・利用規約で確認します。詳しくは仮予約と確定の管理ガイドにまとめています。
音響映像とリハーサルの範囲を決める
リハーサルの要否は催事の名称ではなく、制作の範囲と進行の複雑さで決まります。簡素な社内表彰なら、マイクと画面、動線の確認で運営できる場合があります。初回の見積前に確認する項目は、舞台の寸法と高さ、スクリーン・プロジェクター・LEDディスプレイの規格と入力方式、マイクの種類と本数、演出照明を落とせる範囲、搬入の時間帯です。範囲の決め方はリハーサルのチェックリストで扱っています。
取消・人数変更・日程変更を契約条件で整理する
取消料の発生時点と算定方法、人数を減らせる期限、日程を振り替える場合の扱いを契約条件として先に定めます。飲料の精算方法、追加発注の期限、当日の延長料金も書き分けます。
消費者契約法上の「消費者」は、個人（事業として又は事業のために契約の当事者となる場合を除きます）です。法人その他の団体は「事業者」に当たり、法人契約は同法の消費者契約には当たりません。個人が事業以外の目的で締結する消費者契約では、解除に伴う違約金等のうち、事業者に生ずべき平均的な損害の額を超える部分は、同法第9条第1項第1号により無効です。詳しくは取消料のガイドを参照してください。
販売準備のチェックリスト
前年の記録から、日付・時間帯ごとの区分を作る。
区分ごとに、会場費と適用する最低利用条件の組み合わせを決める。
不足額の精算方法と、サービス料の料率・対象項目を明記する。
見積書に、税込・税別、適用税率、消費税額、税込総額を記載する。
初回回答の様式を、想定の範囲と含む・含まない項目で用意する。
社内ステータスの登録条件と、契約が成立する時点を分けて定める。
取消料の発生時点と算定方法、人数の期限、日程振替を契約条件に書く。
よくある質問
Q. 年末年始の催事の販売準備はいつから始めるのが妥当ですか。
一律の目安はありません。前年の問い合わせが入り始めた時期から逆算し、料金条件と初回回答の様式を用意する時期を自館の実績にもとづいて設定します。
Q. 初回の回答で総額を出せない場合はどうしますか。
算定の前提を明示したうえで想定の範囲を示し、含まれる項目と含まれない項目を分けて記載します。確定できない部分は、確認したい条件を質問として添えます。
Q. 最低利用金額に達しなかった場合、差額はどう扱われますか。
契約条件によります。不足額を請求する方法、会場費の優遇を適用しない方法などがあり、見積の段階で精算方法を明記します。
Q. ホテルの宴会場で提供する飲料に軽減税率は適用されますか。
適用されません。酒類は軽減税率の対象となる飲食料品から制度上除かれています。酒類以外の飲料も、宴会場で顧客に飲食させるために提供するものは「食事の提供」に該当するため対象外です。判断に迷う場合は経理・税務の担当に確認します。
年末の問い合わせを記録して扱う
年末は電話・メール・オンラインの経路が混ざります。経路をまとめて受け、状態と担当を記録しておけば、担当者が不在の間に届いた依頼も追えます。ホテルの宴会・MICEセールスのための管理システムを提供するルーブックでは、Roovook Inquiry Dashboardでオンライン・電話・メールなどの問い合わせを一つのインボックスで管理し、Roovook Sales Engineで自館サイトからの依頼を受け付けられます。年末の受注体制を整えたい方は、お問い合わせフォームからご相談ください。