Roovook EMSの宴会問い合わせから宿泊の要否を確認する四つのきっかけ｜提案の時期と客室提案の実績の残し方

宴会の問い合わせから宿泊の要否を確認するとは

宴会の問い合わせから宿泊の要否を確認するとは、宴会場の問い合わせで受け取った開催日・終了時刻・参加者の所在地・会期の日数といった案件情報を担当者が読み、参加者が宿泊を必要とする可能性があるかを確認し、その結果と提案の有無を案件に残す運用です。客室を「追加の販売」として持ち出すのではなく、催事の運営上の必要に応えるものとして提示します。本記事では、Roovook EMSに登録した案件情報を使う場合を例に、確認の四つのきっかけ、提案の時期、記録の残し方を整理します。

ひと目でわかるポイント

• 宿泊の要否は、終了時刻・参加者の所在地・会期・来賓の有無から確認します。

• 宿泊が未検討の案件では要否を先に確認し、条件がそろった段階で提案します。初回から宿泊希望がある案件は宴会と並行して確認します。

• 客室を提案した案件数・提案室数・申込室数を案件に残し、客室稼働率とは分けて扱います。

宿泊の要否を確認する四つのきっかけ

四つは本記事の整理であり、相互に排他的ではありません。一つの催事で複数のきっかけが重なることがあります。

確認の元になるのは案件に残した問い合わせ内容です

四つのきっかけを確認するには、問い合わせの受付時に終了予定時刻、参加者の所在地、会期、来賓の有無を項目として案件に残しておく必要があります。Roovook EMSでは、電話・メール・オンラインで受けた問い合わせを一つの案件として登録し、担当者・状態・見積履歴を同じ画面で管理します。確認内容を案件に残しておくと、後の提案時に参照できます。

受付時に確認する項目の整理は宴会・MICEの見込み案件管理で扱っています。専用の入力欄や自動判定を前提にせず、担当者が案件情報を読んで確認する運用を本記事では想定します。

提案の時期は宿泊の検討状況で分けます

宿泊が未検討の案件では、初回回答で宿泊の要否を確認する一文を添え、参加者数と構成、終了時刻、来賓の有無が固まった段階で、その催事に必要な宿泊として客室を提示します。提示するときは、なぜ宿泊が必要になるか（終了時刻、遠方参加者など）を理由として添えます。初回から宿泊希望がある案件は、宴会の条件と並行して客室の条件を確認します。

提示の形は、宴会の見積書とは別の明細として客室の見積を付ける方法と、宴会と客室を一つの提案にまとめる方法があります。まとめる場合の構成は宴会と客室を一つの提案にまとめる方法を参照してください。

客室の条件は宴会と分けて確認します

客室を提案する場合、宿泊希望の人数、1室当たりの利用人数、室数、宿泊日程、客室タイプ、朝食の有無を、宴会の条件とは別に確認します。返室期限（カットオフ日）や最低利用室数などの条件を設ける場合は、その精算方法も確認します。客室の条件は宿泊部門の販売状況に左右されるため、提案の前に宿泊部門に空室状況と料金を確認します。

希望の室数を確保できない場合の代替案は団体客室で希望の室数を確保できない場合の代替提案、返室期限と精算条件はルームブロック・アトリション・カットオフの考え方で扱っています。

客室提案の実績と客室稼働率を分けて記録します

客室を提案した案件と申込みに至った案件は、宴会の案件に「客室を提案した案件数」「提案室数」「申込室数」として残します。室数を比較するときは宿泊日も残します。客室稼働率（OCC）は、対象期間の販売客室数を同期間の販売可能客室数で割った割合で、複数日の集計は延べ室数でそろえます（STR Glossary）。

本記事で記録する提案の有無と申込室数だけでは、ホテル全体の客室稼働率への寄与や、提案によって増えた宿泊数は判断できません。実際の宿泊日別の利用室数、取消し、他の予約、販売可能室数も関わるためです。客室提案の実績は、客室稼働率とは別の指標として案件に残します。

19時終了の懇親会に遠方の参加者が30名いる場合を想定する

150名の懇親会が19時に終了し、そのうち30名が他の地域から参加する場面を想定します。案件に終了時刻と参加者の所在地があれば、担当者は内容が固まった段階で、遠方参加者30名について宿泊希望と1室当たりの利用人数を確認します。全員が1名1室を希望し、宿泊部門で空室と料金を確認できた場合は、30室の見積を宴会の見積とは別の明細で提示します。

提示するときは、室数、客室タイプ、宿泊日程、返室期限を設ける場合はその条件を明細に書きます。

宿泊の要否を確認するチェックリスト

• 問い合わせの受付項目に終了予定時刻・参加者の所在地・会期・来賓の有無を含める

• 宿泊が未検討の案件は初回回答で要否を確認し、条件がそろった段階で提案する

• 提示するときは宿泊が必要になる理由を添える

• 宿泊希望人数・1室当たり人数・室数・日程・客室タイプ・朝食を宴会と分けて確認する

• 提案した案件数・提案室数・申込室数を案件に残し、客室稼働率とは別の指標として扱う

よくある質問

Q. 宴会の問い合わせで客室を提案するのはいつがよいですか。
宿泊が未検討の案件では、要否を先に確認し、参加者数と構成、終了時刻、来賓の有無が固まった段階で提案します。初回から宿泊希望がある案件は宴会と並行して確認します。

Q. 宴会案件から客室を提案すると客室稼働率は上がりますか。
提案の有無と申込室数の記録だけでは、客室稼働率への寄与は判断できません。宿泊日別の利用室数や取消し、他の予約も関わるため、客室提案の実績は別の指標として記録します。

Q. 客室の見積は宴会の見積と一緒に出しますか。
別の明細として付ける方法と、一つの提案にまとめる方法があります。返室期限や精算条件を設ける場合は客室側の明細に書きます。

案件に残した問い合わせ内容が確認の元になります

ホテルの宴会・MICEセールスのための管理システムを提供するルーブックでは、宴会・団体宿泊の問い合わせを一つの案件として管理するRoovook EMSを提供しています。団体宿泊の見積機能はRoovook Group Bookingsの公開ページで案内しています。日本での提供範囲と利用条件は、お問い合わせ時にご確認ください。

宴会は決まったのに、参加者が別のホテルに泊まっていたことを後から知る——案件情報から宿泊の要否を確認する運用については、お問い合わせフォームからご相談ください。