Group BookingsからEMSへ団体宿泊案件を引き継ぐとは
Group BookingsからEMSへ団体宿泊案件を引き継ぐとは、Roovook Group Bookingsで受け付けた企業・団体の団体宿泊の問い合わせがRoovook EMSのインボックスに届いた後、担当者が流入元と受付内容、次の回答、不足している条件、見積の共有、修正と申込みの記録を順に確認し、案件を途切れさせずに進める運用です。団体宿泊では、客室に加えて朝食・会議室・精算条件をまとめて確認する場合があります。本記事では、案件が届いてから申込みまでの五つの確認を整理します。
ひと目でわかるポイント
インボックスに届いた案件は、流入元と受付内容を確認してから担当者を決めます。
見積の前に、宿泊日程・室数・客室タイプ・朝食・会議室のうち未確定の項目と確認先を整理します。
見積は担当者が確認してから共有し、修正・申込み・次の担当への引継ぎを案件に残します。
五つの確認と残す内容
確認 | 行うこと | 案件に残す内容 |
|---|---|---|
①流入元と受付内容 | どこから届いた問い合わせかを確認する | 受付方法・受付日・依頼者の区分 |
②担当者と次の回答 | 担当者を割り当て回答予定日を伝える | 担当者・回答予定日・不在時の連絡先 |
③不足条件と確認先 | 未確定の項目と誰に確認するかを整理する | 宿泊日程・室数・タイプ・朝食・会議室 |
④見積の共有 | 担当者が確認した見積をWebリンクで送る | 送付日・有効期限・閲覧の有無 |
⑤修正・申込み・引継ぎ | 送付後の対応と結果を残す | 修正内容・申込みの有無・次の担当 |
五つは本記事の整理であり、施設の業務分担によって担当者や順序は変わります。案件への記録は①から⑤のすべてで行います。
①②流入元と受付内容を確認し、担当者を決めます
Group Bookingsで受けた問い合わせはEMSのインボックスに届きます。電話やメールで受けた団体宿泊の問い合わせは、担当者が同じインボックスに登録します。案件を開いたら、流入元（Group Bookings、自館サイト、電話、メール、旅行会社経由）と受付日、依頼者が主催企業本体か旅行会社・イベント企画会社経由かを確認して残します。
依頼者の区分ごとの見積の調整は依頼者の区分に応じた見積書の調整で扱っています。受付フォームの設計は団体宿泊の問い合わせ受付を参照してください。
案件に担当者を割り当て、回答予定日を主催者へ伝えます。担当者が外出や休暇で対応できない場合の連絡先も案件に残します。EMSでは案件ごとに担当者と状態を記録し、リストとカレンダーで確認できます。回答予定日までに全部の条件が確定しない場合は、確定している範囲で回答し、残りの項目の確認予定を伝えます。
③不足している条件と確認先を整理します
見積の前に確認する項目は、宿泊日程（到着日・出発日・日別室数）、室数、客室タイプ（シングル・ツインの内訳）、朝食の有無、会議室や宴会場の併用の五つです。案件を開いた時点で未確定の項目を洗い出し、主催者に確認するものと、宿泊部門・宴会部門に確認するものに分けます。客室タイプ別の室数が各宿泊日の総室数と一致するか確認し、延べ室数は日別室数の合計で数えます。
希望の室数を確保できない場合は、この段階で代替案を用意します。代替案の作り方は団体客室で希望の室数を確保できない場合の代替提案で扱っています。
④担当者が確認した見積をWebリンクで共有します
Group Bookingsの公開ページでは、10室以上の団体問い合わせについて、客室数・宿泊日・朝食の条件から団体見積を算出し、モバイル対応のWebリンクで送付できると案内しています。生成された見積は担当者が確認してから送ります。返室期限（カットオフ日）や最低利用室数に伴う精算条件を設ける場合は、見積書に明記します。会議室の要望も同じ相談フローで確認できますが、見積書のまとめ方と明細の分け方は利用環境と自館の運用で確認します。
見積書の発行と改訂の手順はRoovook e-RFPで見積書をWebリンクとして発行する手順と共通です。
⑤修正・申込み・次の担当への引継ぎを残します
見積を送った後は、送付日、閲覧の有無、主催者からの修正依頼、申込みの有無を案件に残します。回答がない場合の確認連絡は、主催者と確認した検討予定日や見積の有効期限に合わせて行い、日付と内容を記録します。契約成立後に宿泊部門や宴会部門へ引き継ぐ場合は、確定した条件と未確定の項目を分けて渡します。
契約成立後のデータの受渡しは契約成立後の団体案件データ受渡し、取りこぼしが起きる場面の点検は宴会問い合わせの取りこぼしを防ぐ七つの点検場面を参照してください。
担当者が休暇に入る直前に届いた案件を想定する
金曜の夕方にGroup Bookings経由の団体宿泊の問い合わせがインボックスに届き、割り当てられた担当者が翌週から休暇に入る場面を想定します。この場合、担当者は①流入元と受付内容を残し、②回答予定日と不在時の連絡先を主催者へ伝え、③未確定の項目（宿泊日程と客室タイプの内訳）と確認先を案件に書いてから休暇に入ります。
代わりに対応する担当者は、案件の記録から不足条件と確認先を読み、④見積の共有から進めます。引継ぎの内容は案件に残っている項目だけで判断できるようにします。
引継ぎのチェックリスト
流入元・受付日・依頼者の区分を案件に残す
担当者・回答予定日・不在時の連絡先を決めて主催者へ伝える
未確定の項目と確認先（主催者・宿泊部門・宴会部門）を分けて書く
見積は担当者が確認してから共有し、送付日と有効期限を残す
修正内容・申込みの有無・次の担当を案件に残す
よくある質問
Q. Group Bookingsの団体見積は何室から対象ですか。
公開ページでは10室以上の団体問い合わせを対象と案内しています。自館で団体として扱う基準は施設ごとに異なるため、受付フォームに明記します。
Q. 電話で受けた団体宿泊の問い合わせも同じ確認で進められますか。
担当者がインボックスに案件を登録すれば、①以降は同じ確認です。流入元を電話として残します。
Q. 団体見積に会議室の費用も含められますか。
会議室の要望も同じ相談フローで確認できます。一つの見積書にまとめるか明細を分けるかは、利用環境と自館の運用で確認します。
届いた案件を途切れさせずに進めます
ホテルの宴会・MICEセールスのための管理システムを提供するルーブックでは、団体宿泊の問い合わせをEMSのインボックスで受け付け、担当者の割当と見積のフォロー履歴を記録できるRoovook Group Bookingsと、問い合わせから見積・契約までを管理するRoovook EMSを提供しています。Group Bookingsの日本での提供範囲と利用条件は、お問い合わせ時にご確認ください。
届いた団体宿泊の案件を誰がどこまで確認したか追えない——案件の引継ぎの運用については、お問い合わせフォームからご相談ください。